MANAJEMEN DAN ORGANISASI (Pt 2)

 

FUNGSI PERENCANAAN

 

 

V.              PERENCANAAN

Setiap organisasi, baik yang berorientasi bisnis maupun organisasi yang tergolong nir laba jelas memerlukan perencanaan, karena pada dasarnya perencanaan berkenaan dengan hasil (apa yang harus dikerjakan) dan sarana (bagaimana cara melakukannya). Perencanaan merupakan proses yang mencakup: mendifinisikan sasaran organisasi, menetapkan strategi menyeluruh untuk mencapai sasaran itu, dan menyususn serangkaian rencana yang menyeluruh untuk mengintegrasikan dan mengkoordinasikan pekerjaan organisasi.

 

Perencanaan dapat formal dan dapat pula informal, semua manajer melakukan perencanaan, namun perencanaan tsb mungkin tidak formal, yaitu bila tidak ada apapunyang ditulis dan tidak ada (kalau ada hanya sedikit) penympaian sasaran kepada orang lain di organisasi yang bersangkutan. Jenis perencanaan yang demikian ini banyak dilakukan pada perusahaan-perusahaan kecil. Perencanaan informal bersifat umum dan tidak mempunyai kelanjutan. Sementara itu pada perencanaan formal, kita mendifinisikan sasaran tertentu yangmencakup periode ber-tahun2, dan sasaran tsb ditulis serta disampaikan kepada para anggota organisasi. Akhirnya ada program tindakan tertentu untuk mencapai sasaran yang telah ditetapkan, artinya para manajer dengan jelas mendifinisikan jalan yang ingin mereka tempuh untuk membawa organisasi dan berbagai unit kerja tsb dari tempatnya sekarang ketempat yang dikehendaki.

 

Perencanaan menghasilkan usaha yang terkoordinasi sekaligus memberi arah kepada para manajer dan non manajer. Pada saat karyawan mengetahui kemana arah organisasi atau sub organisasi atau unit pekerjaan tertentu dan apa yang harus mereka sumbangkan untuk mencapai sasaran tsb., mereka dapat mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan mereka, bekerjasama satu sama lain dan melakukan berbagai hal untuk mencapai sasaran tsb. Tanpa perencanaan, berbagai departemen dan individu mungkin bekerja dengan tujuan saling bertentangan, sehingga menghambat organisasi untuk bergerak secara efisien menuju sasarannya. Perencanaan juga mengurangi ketidakpastian dengan mendorong para manajer untuk melihat kedepan, menantisipasi perubahan, mempertimbangkan dampak  perubahan dan menyususn tanggapan yang tepat.

 

Perencanaan juga memperjelas akibat dan berbagai tindakan yang mungkindilakukan oleh para manajer dalam rangka menanggapi perubahan, walaupun perencanaan tidak dapat menghapus perubahan .Para manajer membuat rencana supaya dapat mengantisipasi perubahan dan membuat tanggapan yang paling efektif terhadap perubahan itu. Perencanaan mempunyai bentuk-bentuk:

 

1.      Sasaran

Perusahaan memiliki sasaran atau tujuan yang akan dicapai dalam kurun waktu tertentu, misalnya akan mengadakan penguranagn biaya produksi sebanyak 6% dalam waktu dua tahun atau mengurangi kerusakan barang sebanyak 8% dan sebagainya, jadi semua kegiatan akan diarahkan pada sasaran ini.

2.      Kebijakan:

Hal ini merupakan petunjuk umum bagi perusahaan, tanpa merugikan berbagai pihak, misalnya perancang pakaian adalah hanya membuat atau merancang pakaian berselera tinggi dengan bahan pilihan.

3.      Strategi:

Program yang luas untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan yaitu bagaimana perusahaan akan melaksanakan misinya. Suatu strategi akan menetapkan arah yang terjadi dari berbagai tujuan dan membimbing penggunaan sumber daya yang diperlukan, ketepatan waktu pelaksanaan adalah masalah yang perlu diperhatikan dalam strategi ini.

4.      Prosedur:

Rangkaian tindakan yang akan dijalankan untuk memper mudah pelaksanaan kegiatan perusahaan.

5.      Aturan:

Bagian dari prosedur dan merupakan tindakan yang spesifik. Beberapa aturan yang sejenis dapat dikelompokan menjadi suatu prosedur.

6.      Program:

Kombinasi antara kebijakan, prosedur, aturan dan pemberian tugas disertai dengan anggaran.

 

Perencanaan disini meliputi :

1.    Jenis dan Jumlah Produk

Menentukan jenis dan jumlah produk yang akan dibuat agar tepat dalam hal kualitas, manfaat dan kuantitasnya agar dapat dicapai keuntungan maksimal.

2.    Jumlah Dana yang Dibutuhkan

Menetapkan jumlah dana yang diperlukan untuk modal kerja maupun modal tetap. Apakah akan dipenuhi dengan modal sendiri atau dengan pinjaman.

3.    Jumlah Karyawan/pekerja

Menetapkan jumlah pekerja yang akan ditarik dan diperkerjakan dalam perusahaan

 

Beberapa manfaat perencanaan adalah:

1. Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahanperubahan lingkungan

2.    Memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas

3.  Dapat mengukur berhasil atau tidaknya suatu pekerjaan, sehingga mempermudah pengawasan

4.    Memberikan cara pemberian perintah untuk beroperasi

5.    Memudahkan dalam melakukan koordinasi di antara berbagai bagian organisasi

6.    Membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami

7.    Membantu memperkirakan peluang dimasa mendatang dengan meminimumkan resiko

8.   Dapat Dijadikan pedoman sebagai standar untuk mengurangi ketidakpastian perubahan di masa mendatang.

 

VI.              PERENCANAAN STRATEGIS

Perencanaan strategis yaitu bagian dari rencana global yang lebih terperinci. Dimana dengan menyusun kerangka kerja yang akan dilakukan untuk mencapai rencana global, dimensi waktunya adalah jangka panjang. Dalam pencapaiannya dilakukan dengan sistem prioritas, yakni mana yang akan dicapai terlebih dahulu. Perencanaan strategis juga merupakan proses prencanaan jangka panjang yang tersusun dan digunakan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan bersama. Tiga alasan penggunaan perencanaan strategis ini yaitu:

1.      Memberikan kerangka dasar bagi perencanaan lainnya yang akan dilakukan

2.      Mempermudah pemahaman bentuk-bentuk perencanaan lainnya.

3.      Titik permulaan pemahaman dan penilaian kegiatan manajer dan organisasi

 

sifat-sifat perencanaan strategis menurut James A.F. Stoner:

1.    Menyangkut Persoalan Dasar.

Memberikan jawaban atas pertanyaan: “Di bidang apa kita bergerak, dan di bidang apa seharusnya kita bergerak?” “Siapa pembeli kita dan siapa seharusnya mereka?”

 

2.    Rancangan yang Terperinci

Memberikan kerangka untuk perencanaan yang lebih terperinci dan untuk pengambilan keputusan manajerial sehari-hari. Dalam menghadapi persoalan sehari-hari seorang manajer dapat bertanya, “Mana dari kemungkinan-kemungkinan ini yang paling sesuai dengan strategi kita?”

 

3.    Jangka Panjang

Menyangkut kurun waktu yang lebih panjang dibandingkan perencanaan lainnya.

 

4.    Kesatuan Keputusan

Memberikan rasa bersatu dan momentum bagi tindakan dan keputusan organisasi dalam suatu kurun waktu tertentu.

 

5.    Kegiatan Tingkat Puncak

Merupakan kegiatan tingkat puncak dalam arti manajemen puncak harus secara aktif dilibatkan. Ini disebabkan karena, pertama, hanya manajemen puncaklah yang mempunyai saluran memperoleh informasi yang diperlukan agar ada keterlibatan juga di tingkat yang lebih rendah.

 

II.            FAKTOR YANG MEMPENGARUHI PERENCANAAN STRATEGIS

Faktor – faktor Yang mempengaruhi semakin pentingnya Perencanaan Strategis dalam suatu perusahaan diantaranya yaitu:

 

1.    Peningkatan perubahan teknologi

Perubahan teknologi mendesak perusahaan-perusahaan untuk mencari kesempatan baru secara aktif, jadi tidak hanya bertahan dalam persaingan saja.

 

2.    Semakin rumitnya tugas manajerial

Para manajer dapat berantisipasi pada masalah dan kesempatan yang muncul.

 

3.    Lingkungan ekstrenal yang semakin kompleks

Perencanaan strategis sangat bemanfaat untuk menghadapi pengaruh lingkungan dari luar peusahaan yang semakin rumit sehingga perusahaan dapat mengambil  posisi yang tepat.

 

4.    Lamanya pengaruh keputusan terhadap dampaknya

Semakin panjang jangka waktu antara keputusan dengan dampaknya dimasa yang akan datang, memelukan suatu perencanaan yang masak untuk mengambil keputusan.

 

 

III.           LANGKAH-LANGKAH PENYUSUNAN PERENCANAAN STRATEGIS

Adapun langkah – langkah dalam menyusun suatu perencanaan strategis ini yaitu:

1.    Penentuan Tujuan

Manajer atas memilih tujuan strategis. Pemilihan ini dipengaruhi oleh nilai-nilai yang dianut manajer, disamping kekuatan dan kelemahan organisasi. Sedangkan tujuan itu mencakup pernyataan umum tentang, misi, maksud dan tujuan organisasi.

2.    Analisa Lingkungan

Tujuan yang dipilih harus disesuaikan faktor-faktor yang membatasi yaitu faktor ekstern. Oleh karena itu dibutuhkan analisa faktor ekstern dan faktor internal (kekuatan dan kelemahan perusahaan).

3.    Menetapkan Ukuran

Tujuan spesifik dengan ukuran tertentu dapat :

a. Memudahkan cara mencapai

b. Menjadi pendorong efektif

c. Membantu manajemen bawah menyusun rencana

d. Memudahkan pengukuran keberhasilan dan kegagalan

 

4.    Membuat Rencana Unit

Setelah manajer atas secara tentatif merumuskan tujuan umum jangka panjang, maka manajer bawah menentukan tujuan unit untuk menyumbangkan tercapainya tujuan umum.

 

5.   Pembandingkan Rencana Unit dengan Rencana Strategis

Apabila ada perbedaan atau ketidakcocokan antara rencana/tujuan unit dengan tujuan dan rencana strategis.

 

6.   Menutup Perbedaan

Apabila ada perbedaan antara tujuan unit dengan tujuan strategis harus diadakan penyesuaian.

 

7.   Memilih Alternatif

Manajer mengadakan inventarisasi berbagai alternatif yang bisa ditempuh untuk mencapai tujuan, dan kemudian memilih salah satu alternatif yang terbaik.

 

8.   Implementasi Rencana

Alternatif yang terbaik akan menjadi rencana-rencana dan harus dirumuskan dengan jelas dan diperinci menjadi rencana kegiatan operasional untuk dilaksanakan.

 

9.   Mengukur dan Mengawasi Kemajuan

Untuk itu diperlukan:

a. Standar sebagai tolok ukur untuk mengetahui kemajuan.

b. Umpan balik dari pelaksana untuk mengetahui hasil-hasilnya.

c. Berdasar standar melakukan penilaian terhadap hasil-hasil yang dicapai.

d. Melakukan koreksi jika terjadi penyimpangan.

 

IV.          HAMBATAN DALAM PERENCANAAN

Dalam menyusun perencanaan, tentu saja banyak kendala dan hambatan yang dihadapi perusahaan, diantaranya yaitu:

 

1.    Pihak Manajer:

Hal ini timbul karena manajer enggan menetapkan sasaran. Keengganan ini disebabkan karena:

a.     Takut resiko

b.     Kurang pengetahuan

c.     Kurang memahami linkungan

d.     Kurang percaya diri

 

2.    Pihak Pelaksana:

pihak pelaksana/pekerja sering merasa enggan untuk menerima perubahan dalam perencanaan, hal ini disebebakan karena:

 a.     Perubahan dianggap mengurangi kebebasan

 b.     Perubahan tidak memberikan keuntungan langsung

 

 

Sumarni Murti & Suprihanto John, 2014, Pengantar Bisnis (Dasar-Dsar Ekonomi Perusahaan), liberty Yogyakarta