STRUKTUR ORGANISASI & JOB DESCRIPTION

BENTUK ORGANISASI

1.        PENGERTIAN

Pengorganisasian Merupakan Salah Satu Fungsi Dasar Dalam Manajemen Untuk Mencapai Sasaran Yang Ditetapkan Oleh Organisasi. Pengorganisasian Ini Berkaitan Dengan Pengelompokan Kegiatan, Pengaturan Orang Maupun Sumber Daya Lainnya Dan Mendelegasikannya Kepada Individu Ataupun Unit Tertentu Untuk Menjalankannya Sehingga Diperlukan Penyusunan Struktur
Organisasi Yang Memperjelas Fungsi-Fungsi Setiap Bagian Dan Sifat Hubungan Antara Bagian-Bagian Tersebut.

Dengan Demikian, Jelas Bahwa Penyusunan Struktur Organisasi Merupakan Hal Yang Sangat Penting Dalam Suatu Organisasi Atau Perusahaan, Baik Organisasi Tersebut Berskala Kecil Maupun Besar Tetap Memerlukan Struktur Organisasi Yang Jelas Untuk Mencapai Sasaran Organisasi Yang Ditetapkan. Secara Definisi, Yang Dimaksud Dengan Struktur Organisasi Menurut Schermerhorn (1996) Adalah

Struktur Sistem Tugas, Alur Kerja, Hubungan Pelaporan Dan Saluran Komunikasi Yang Dikaitkan Secara Bersama Dalam Pekerjaan Individual Maupun Kelompok.Organisasi Dalam Sebuah Organisasi Biasanya Digambarkan Dalam Bentuk Bagan Struktur Organisasi (Organization Chart) Yaitu Suatu Diagram Yang Menggambarkan Pengaturan Posisi Pekerjaan Dalam Organisasi Yang Diantaranya Juga Termasuk Garis Komunikasi Dan Wewenangnya. Berdasarkan strukturnya, bentuk organisasi dapat dibedakan atas :

1.      Organisasi garis

Organisasi garis merupakan bentuk organisasi tertua, dan paling sederhana. Organisasi dengan jumlah karyawan sedikit dan pemiliknya merupakan pimpinan tertinggi didalam perusahaan/organisasi yang mempunyai hubungan langsung dengan bawahannya.

Di sini setiap bagian-bagian utama langsung berada dibawah seorang pemimipin serta pemberian wewenang dan tanggung jawab bergerak vertical ke bawah dengan pendelegasian yang tegas, melalui jenjang hirarki yang ada. Kebaikan-kebaikan organisasi garis :

a.         Bentuk organisasi sederhana sehingga mudah dipahami dan dilaksanakan,

b.         Pembagian tugas serta tanggung jawab dan kekuasaan cukup jelas

c.       Adanya kesatuan dalam perintah dan pelaksanaan sehingga mempermudah pemeliharaan disiplin dan bertanggung jawab,

d.        Pengambilan keputusan dapat dilaksanakan secara cepat karena komunikasi cukup mudah.

Sedangkan kekurangan-kekurangannya adalah :

a.         Bentuk organisasi tidak fleksibel,

b.         Kemungkinan pemimpin untuk bertindak otokratis besar,

c.      Ketergantungan pada seseorang cukup besar sehingga mudah terjadi kekacauan bila seseorang didalam garis organisasi “hilang”.

2.      Organisasi garis dan staf

Adalah organisasi yang semata-mata memiliki hubungan wewenang lini dalam organisasinya. Organisasi garis/lini merupakan bentuk organisasi yang berskala kecil, dengan jumlah karyawan yang sedikit. Bentuk organisasi garis/lini juga belum atau sedikit memiliki spesialisasi.

Ciri-ciri organisasi berbentuk garis/ lini antara lain : 
1. Jumlah karyawan relatif sedikit
2. Struktur organisasi masih sederhana dan kecil 
3. Pucuk pimpinan biasanya pemilik perusahaan 
4. Pucuk pimpinan biasanya dianggap sebagai sumber kekuasaan tunggal, segala keputusan/kebijaksanaan dan tanggung jawab berada pada satu tangan. 
5. Hubungan antara atasan dengan bawahan masih bersifat langsung melalui suatu garis wewenang 
6. Pimpinan denga karyawan biasanya saling mengenal dan dapat berhubungan setiap hari kerja 
7. Masing-masing kepala unit mempunyai wewenang dan tanggung jawab penuh atas bidang pekerjaan yang ada di dalam unitnya 
8. Tingkat spesialisasi belum terlalu tinggi sehingga alat-alat yang diperlukan tidak beraneka ragam

Apabila organisasi telah berkembang dengan pesat dan bertambah luas pula tugas-tugas, wewenang dan tanggung jawab yang ada, maka akan timbul kesulitan-kesulitan bagi pimpinan untuk mengambil keputusan sendiri. Dalam keadaan tersebut maka diperlukan bantuan orang lain yang ahli dalam bidang-bidang tertentu untuk membantu pimpinan dalam pengambilan keputusan-keputusan. Untuk keperluan tersebut maka diciptakanlah suatu staf yang pada umumnya terdiri dari orang-orang yang ahli dalam bidang tertentu. Staf tersebut bertugas membantu pimpinan dalam rangka mengambil keputusan-keputusannya. Organisasi semacam ini disebut organisasi garis dan staf.

Organisasi garis dan staf, secara formil yang berhak memberikan perintah hanyalah pimpinan, sedang staf hanyalah sebagai pembantu pimpinan dengan tugas perncanaan, memberikan nasihat dan lain-lain yang serupa dengan itu. Tetapi di dalam organisasi yang besar yang mempunyai ruang lingkup tugas yang luas, beraneka ragam dan kompleks, tidak mungkin lagi bagi seseorang pimpinan mendeglasikan beberapa wewenangnya kepada staf sesuai dengan bidang masing-masing. Dalam hal yang demikian staf menandatangani keputusan, perintah, instruksi dan lain-lain atas nama pimpinan.

Pada umumnya, dalam organisasi garis dan staf yang besar staf umumnya memberikan nasihat kepada para pelaksana dalam melakukan pengawasan, sedang staf khusus memberikan petunjuk-petunjuk teknis menurut bidangnya masing-masing.

Secara skematis, organisasi garis dan staf dapat digambarkan sebagai berikut :

Kelebihan organisasi garis dan staf, yaitu:

1.     Dapat digunakan dalam organisasi yang besar maupun kecil serta maupun kecil serta apapun tujuan organisasi tersebut. 

2.     Terdapat adanya pembagian tugas antara pemimpin dan pelaksana sebagai akibat dari adanya staf ahli dalam organisasi tersebut. 

3.     Bakat yang berbeda-beda yang dimiliki oleh masing-masing karyawan dapat dikembangkan menajadi suatu spesialisasitertentu. 

4.      Prinsip, penempatan orang yang tepat pada posisi yang tepat atau “the right man on the right palce” dapat diterapkan dengan baik. 

5.    Pengambilan keputusan dapat berjalan dengan cepat karena meskipun banyak orang yang harus diajak berkonsultasi dalam pengambilan keputusan tetapi pimpinan masih berada pada satu tangan.

6.       Pengambilan keputusan yang lebih sehat dapat diciptakan karena tersedianya staf yang ahli dalam bidang nya masing masing. 

7.       Koordinasi juga dapat lebih baik karena terdapat ada nya pembagian tugas yang lebih terperinci. 

8.   Semangat kerja juga akan bertambah besar karena pekerjaan yang dilakukan sesuai dengan bakat dan keterampilan.

Kekurangan organisasi garis dan staf, yaitu:

1.    Rasa solidaritas antarkaryawan menjadi agak berkurang disebabkan oleh para karyawan menjadi tidak saling mengenal antara satu dengan yang lain. 

2.   Peritah perintah menjadi kabur karena tidak dapat dibedakan antara perintah dengan nasihat (advis) yang dating nya dari staf. Hal ini disebabkan karena antara atasan dengan staf dapat terjadi adanya perintah sendiri sendiri padahal kewenangan masing-masing adalah berbeda. 

3.     Kesatuan komando juga menjadi berkurang karena perintah yang berasal dari staf meskipun bukan pimpinan yang berhak memberik komando tetapi karena berasal dari staf ahli maka cenderung untuk harus dipenuhi pula oleh para karyawan. 

4.   Koordinasi yang kurang baik pada tingkat staf akan dapat mengakibatkan adanya hambatan dalam pelaksanaan tugas bagi para karyawan.

3.      Organisasi fungsional

Struktur Organisasi Fungsional (Functional Structure Organization) merupakan Struktur Organisasi yang paling umum digunakan oleh suatu organisasi. Pembagian kerja dalam bentuk Struktur Organisasi Fungsional ini dilakukan berdasarkan fungsi manajemennya seperti Keuangan, Produksi, Pemasaran dan Sumber daya Manusia. Karyawan-karyawan yang memiliki keterampilan (skill) dan tugas yang sama akan dikelompokan bersama kedalam satu unit kerja. Struktur Organisasi ini tepat untuk diterapkan pada Organisasi atau Perusahaan yang hanya menghasilkan beberapa jenis produk maupun layanan. Struktur organisasi bentuk ini dapat menekan biaya operasional namun mengalami kesulitan dalam berkomunikasi antar unit kerja

Struktur fungsional mengelompokkan fungsi-fungsi yang sama atau kegiatan yang sejenis untuk membentuk suatu satuan organisasi. Individu yang memiliki keahlian yang sama dikelompokkan bersama

Organisasi dengan bentuk ini merupakan suatu organisasi yang berdasarkan pembagian tugasnya serta kegiatannya pada spesialisasi yang dimiliki oleh pejabat-pejabatnya. Organisasi ini tidak terlalu menekan hilarki sturtural, tetepai lebih pada sifat dan pungsi yang perlu dijalankan.

Dalam organisasi ini seorang bawahan dapat menerima beberapa instruksi dari beberapa pejabat serta harus mempertanggung jawabkannya pada masing-masing pejabat yang bersangkutan.

Kebaikan-kebaikan dari pungsional organisasi fungsional:

a.         Adanya spesialisasi menyebabkan perencanaan tugas dapat dengan baik.

b.         Spesialisasi karyawan dapat dilakukan secara maksimal.

c.         Koordinasi antara orang-orang dalam satu funsi mudah dilaksanakan atau dijalankan.

d.        Pekerjaan mental dapat dipisahkan dari pekerjaan pisik.

Kekurangan – kekurangan organisasi fungsional antara lain adalah sebagai berikut :

a.    Tanggung jawab terbagi-bagi, sehingga jika terjadi satu masalah tidak jelas siapa yang harus bertanggung jawab penuh.

b.         Ditinjau dari segi karyawan, banyaknya atasan yang membingungkan,

c.   Terjadi saling mementinngkan fungsi masing-masing menyebabkan koordinasi yang bersifat menyeluruh sukar dijalankan.

d.        Pertukaran (mutasi) pekerjaan sukar dilakukan, karna anggota organisasi terlalu menspesialisasikan diri dalam satu bidang keahliannya saja, sehingga untuk mengadakan pertukaran jabatan harus dilakukan suatu pendidikan yang intensif terlebih dahulu.

2.        PENGERTIAN DAN PERAN ASAS-ASAS ORGANISASI

Istilah lain dari asas-asas organisasi adalah prinsip-prinsip organisasi atau principle of organization,dimana hendry fayol menyatakan istilah tersebut dengan principle of management yang sebenarnya isinya sama dengan principle organization.

Asas atau prinsip dapat diartikan sebagai suatu pernyataan atau ketentuan yang bersifat mendasar yang dapat dijadikan pedoman dalam bertindak melaksanakan aktivitas – aktivitas sesutu organisasi. Jadi asas atau prinsip organisasi dapat dijadikan sebagai pedoman dalam proses pengorganisasian

Sebuah organisasi dapat terbentuk karena dipengaruhi oleh beberapa aspek seperti penyatuan visi dan misi serta tujuan yang sama dengan perwujudan eksistensi sekelompok orang tersebut terhadap masyarakat. Organisasi yang dianggap baik adalah organisasi yang dapat diakui keberadaannya oleh masyarakat disekitarnya, karena memberikan kontribusi seperti; pengambilan sumber daya manusia dalam masyarakat sebagai anggota-anggotanya sehingga menekan angka pengangguran.

Orang-orang yang ada di dalam suatu organisasi mempunyai suatu keterkaitan yang terus menerus. Rasa keterkaitan ini, bukan berarti keanggotaan seumur hidup. Akan tetapi sebaliknya, organisasi menghadapi perubahan yang konstan di dalam keanggotaan mereka, meskipun pada saat mereka menjadi anggota, orang-orang dalam organisasi berpartisipasi secara relatif teratur.

Asas organisasi adalah berbagai pedoman yang sejauh mungkin hendaknya dilaksanakan agar diperoleh struktur organisasi baik dan aktivitas organisasi dapat berjalan lancar. Adapun urutan asas-asas organisasi adalah sebagai berikut:

1.      Perumusan Tujuan yang Jelas.

Tujuan dan arah merupakan hal yang sangat penting dalam pembentukan suatu organisasi. Karena dari tujuan ini akan terlihat hasil yang akan dicapai baik itu secara fisik maupun non fisik.

Tujuan adalah sesuatu yang ingin dicapai atau sesuatu yang diinginkan. Adanya sesuatu yang diinginkan atau keinginan mencapai tujuan inilah biasanya melatar belakangi berdirinya suatu organisasi. Agar supaya individu yang ada dalam organisasi mengetahuhi tujuan yang akan dicapai dan dapat bekerja sama dengan terarah, maka tujuan organisasi maupun tujuan setiap kegiatan di dalam organisasi sebaiknya dirumuskan dan dinyatakan dengan jelas.

Perlu penulis dan pentingnya perumusan dengan jelas , diungkapkan oleh herbert G.hick,yaitu :

-          Tujuan akan membantu organisasi

-          Tujuan dibutuhkan untuk melakukan koordinasi

-          Untuk koordinasi langkah pertama adalah menetapkan tujuan organisasi yang ingin dicapai

-        Organisasi yang menginginkan persaingan yang efektif dan tumbuh terus menerus diperbaharui tujuannya

-          Tujuan adalah arah terakhir dimana semua kegiatan organisasi diarahkan

2.      Departemenisasi

Departeminisasi atau departementalisasi adalah kegiatan menyusun satua-satuan (unit, bagian, departemen) orgnisasi yang akan menangani tugas-tugas atau fungsi-fungsi tertentu atau kegiatan pengelompokan kegiatan kedalam bagian-bagian tertentu. Pembagian ini dapat dikelompokkan berdsarkan beberapa hal, antara lain :

1.      Departementalisasi fungsional

2.      Departementalisasi territorial

3.      Departementalisasi produk

4.      Departementalisasi pelanggan

5.      Departementalisasi campuran

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam menyusun satuan-satuan unit organisasi yaitu:

1.      Jumlah satuan organisasi sedikit mungkin

2.      Dibentuk harus berfungsi secara utuh

3.      Bila suatu aktivitas telah ada maka organisasi yg menampungnya jangan membentuk satuan yg sama

4.   Menggunakan sebutan yang tepat, sehingga dapat diketahui fungsi dari persatuan yg bersangkutan

Contoh :

Jawatan adalah organisasi bila dilihat dari jenjangnya sendiri, tetapi bila dilihat dari jenjang  yang lebih tinggi yaitu Propinsi Riau maka jawatan adalah satuan organisasi. Demikian pula Propinsi Riau merupakan organisasi bila dilihat dari jenjangnya sendiri, tetapi apabila dilihat dari jenjang yang lebih tinggi misalnya Negara Indonesia maka Propinsi Riau hanyalah satuan organisasi.

Kedudukan satuan organisasi di dalam struktur organisasi ada 2 macam yaitu

1.      Satuan organisasi yang berkedudukan langsung dibawah puck pimpinan organisasi yang disebut “satuan organisasi utama”

2.    Satuan organisasi yang berkedudukan di bawah organisasi utama yang disebut “satuan organisasi lanjutan”

Macam macam departemensiasi:

1.      Departemenisasi berdasarkan jasa

contoh : misalnya dalam perusahaan  money changer menerima penukaran uang baik ke bentuk rupiah, dollar, yen  dll.

2.      Departemenisasi berdasarkan alat

 contoh : dalam sekolah teknik terdapat jenis-jenis bidang berbeda seperti teknik mesin, teknik computer, teknik pertanian, teknik sipil dll.

3.      Departemenisasi berdasarkan wilayah

contoh : dalam kelurahan dibentuk pembagian desa, RT, dan RW  nya.

4.      Departemenisasi berdasarkan waktu

contoh :  di carefour jam kerja pegawai dibagi dalam sip pagi, siang dan sip malam.

5.      Departemenisasi berdasarkan jumlah

contoh :  misalnya kursi dekan sebuah fakultas pasti cuma ada satu saja dan  kursi untuk pembantu dekan bisa diisi oleh tiga orang tetapi kursi untuk para staffnya mungkin bisa mencapai sepuluh orang.

6.      Departemenisasi satuan organisasi khusus

contoh : tim evaluasi kebijakan , KPK ( komisi pemberantasan korupsi ) dll.

3.      Pembagian Kerja

Asas ini dapat dikaitkan dengan pejabat yang harus menempatinya atau dengan satuan organisasinya. Maka asas pembagian kerja dapat diartikan dua macam yaitu

1.      pembagian kerja adalah perincian serta pengelompokkan aktivitas-aktivitas yang semacam  atau erat hubungannya satu sama lain untuk dilakukan oleh satuan organisasi tertentu. Contoh : adanya  administrasi personalia, administrasi keuangan , administrasi produksi didalam suatu perusahaan.

2.      perincian serta pengelompokkan tugas – tugas yang semacam atau erat hubungannya satu sama lain untu dilakukan oleh seorang pejabat  tertentu.

Contoh: adanya presiden, wakil presiden, ketua partai , bendahara umum dll

Tentang  pentingnya pembagian kerja Luther Gulick mengemukakan  alasan – alasan sebagai berikut :

1.      Karena orang berbeda dalam pembawaan , kemampuan serta kecakapan dan mencapai ketangkasan yang besar dengan spesialisasi.

2.      Karena orang yang sama tidak dapat berada di dua tempat pada saat yang sama.

3.      Karena seseorang tidak dapat mengerjakan dua, hal pada saat yang sama.

4.      Karena bidang pengetahuan dan keahlian begitu luas sehingga eseorang dalam rentangan hidupnya tidak mungkin dapat mengetahui lebih banyak dari pada sebagian sangat kecil daripadanya.

Dalam melakukan pembagian kerja hendaknya diperhatikan beberapa  hal berikut:

1.      Tiap - tiap satuan organisasi hedaknya memiliki perincian aktivitas yang jelas tertulis pada daftar perincian aktivitas. Contoh: setiap kegiatan yang dilakukan oleh kecamatan harus dibuat menjadi suatu agenda kegiatan kecamatan tersebut disertai dengan laporan pertanggungjawaban.

2.      Penempatan para pejabatnya hendaknya yang tepat. Contoh: penempatan para sarjana ekonomi tepat diletakkan pada bagian keuangan sebuah kantor.

3.      Penambahan atau pengurangan pegawai hendaknya berdasarkan volume kerja.

4.      Pembagian kerja terutama yang menyangkut para pejabat dalam sesuatu satuan organisasi. Contoh: misalnya dalam suatu staf  pemasaran diperlukan 4 orang yang berlaku sebagai penanggung jawab promosi, penanggung jawab karyawan yang turun ke lapangan, penanggung jawab pasar promosi, dan penanggung produk yang dipasarkan.

5.      Penggolongan tugas. Contoh : misalnya tugas yang harus dikerjakan hari ini atau sering disebut dengan dead line, dll.
6.  Adanya dasar pembagian kerja yang menjadi landasan dalam melakukan pembagian kerja. Contoh: misalnya adanya pembagian kerja berdasarkan fungsi,rangkaian kerja,langganan dan lain – lain.

4.      Koordinasi

Merupakan asas yang menyatakan bahwa dalam suatu organisasi harus ada keselarasan aktivitas di antara satuan-satuan organisasi atau keselarasan di antara pejabatnya. Menurut James D. Monney  koordinasi adalah pengatran usaha sekelompok orang secara teratur untuk menciptakan kesatuan tindakan dalam mengusahakan tercapai suatu tujuan bersama. Menurut Henry Fayol, mengkoordinasikan berarti mengikat bersama, menyatukan, dan menyeleraskan semua kegiatan dan usaha. 

Sedangkan menurut Herbert G. Hicks, prinsip koordinasi menerangkan bahwa pelaksanaan organisasi itu efektif apabila semua orang dan sumber disinkronkan, diseimbangkan, dan diberikan pengarahan.

Secara normatif, koordinasi diartikan sebagai kewenangan untuk menggerakkan, menyerasikan, menyelaraskan, dan menyeimbangkan kegiatan-kegiatan yang spesifik atau berbeda-beda agar semuanya terarah pada tujuan tertentu. Sedangngkan secara fungsional, koordinasi dilakukan guna untuk mengurangi dampak negatif spesialisasi dan mengefektifkan pembagian kerja. Manfaat koordinasi diantaranya adalah:

1.        Menghindari konflik

2.        Menghindari perebutan fasilitas

3.        Menghindari pekerjaan ganda

4.        Menghindari kekosongan pekerjaan

5.        Menjamin kesatuan kebjiakan

6.        Menjamin kesatuan pelaksanaan

Koordinasi dapat dilakukan dengan berbagai cara, diantaranya adalah mengadakan pertemuan informal antara para pejabat, misalnya apabila para pejabat sedang istirahat ataupun makan siang lakukan pendekatan agar memudahkan tujuan koordinasi tercapai. Koordinasi dapat dibedakan menjadi:

1.    Koordinasi hierarkis (vertikal), yang dilakukan oleh pejabat pimpinan dalam suatu instasi terhadap pejabat atau instansi dibawahnya.

2.        Koordinasi fungsional, yang dilakukan oleh pejabat atau suatu instansi terhadap pejabat atau instansi lainnya yang tugasnya saling berkaitan berdasarkan asas-asas fungsional. Koordinasi ini dapat dibedakan atas koordinasi fungsional horizontal, diagonal, dan teritorial.

3.        Koordinasi fungsional horizontal dilakukan oleh seorang atau suatu instansi lain yang setingkat. Koordinasi fungsional horizontal dilakukan oleh pejabat atau instansi terhadap pejabat atau instansi lain yang lebih rendah tingkatannya tetapi bukan bawahannya.

4.        Koordinasi fungsional teritorial dilakukan oleh seorang pejabat atau instansi terhadap pejabat atau instansi lainnya yang berada didalam suatu wilayah tertentu dimana semua urusan yang ada dalam wilayah tersebut menjadi tanggung jawabnya. 

5.      Pelimpahan Wewenang

Yang dimaksud dengan wewenang adalah hak seorang pejabat untuk mengambil tindakan yang diperlukan agar tugas serta tanggungjawabnya dapat dilaksanakan dengan baik. Jadi, pelimpahan wewenang berarti penyerahan sebagian hak untuk mengambil tindakan yang diperlukan agar tugas dan tanggungjawabnya dapat dilaksanakan dengan baik dari pejabat yang satu  kepada pejabat yang lainnya. Sedangkan tanggungjawab itu sendiri berarti keharusan pada seorang pejabat untuk melaksanakan secara selayaknya dan segala sesuatu yang telah dibebankan kepadanya.

Contoh konkritnya adalah : apabila seorang dosen memberikan tugas kepada komting kelas untuk membagikan materi yang ada kepada teman – temannya karena dosen tsb berhalangan hadir maka komting tersebut harus menjalankan perintah tsb dengan penuh tanggung jawab. Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam melakukan pelimpahan wewenang :

1.       Batas wewenang, contoh : seorang sekretaris harus melimpahkan tugas sekretarisnya (bukan tugas   bendahara) kepada wakil sekretaris.

2.       Tanggungjawab, contoh : seorang yang melimpahkan dan seorang yang menerima pelimpahan tersebut   harus saling  bertanggungjawab dan tidak melempar tanggung jawab.

3.      Antara tugas, tanggungjawab dan wewenang harus seimbang, contoh : apabila seorang guru diberi tugas oleh pihak sekolah untuk mengikuti rapat   maka tanggungjawabnya   adalah   menghadiri rapat tersebut dan membuat catatan   hasil rapat kepada pihak sekolah.

4.     Kemauan memperhatikan pendapat dari pejabat yang menerima limpahan, contoh : apabila seorang kadis melimpahkan sebuah tugas kepada wakilnya maka   setidaknya si kadis menerima pendapat wakilnya dalam penyelesaian tugas tersebut

Pelimpahan wewenang dapat dilakukan diantara pejabat yang lebih tinggi kepada pejabat yang lebih rendah disebut “Pelimpahan Wewenang Penegak”. Sedangkan Pelimpahan Wewenang yang dapat dilakukan d iantara pejabat yang sederajat disebut “Pelimpahan Wewenang Mendatar”.

6.      Rentang Kendali

Yang dimaksud dengan  asas rentangan kontrol adalah jumlah terbanyak bawahan langsung yang dapat dipimpin dengan baik oleh seorang atasan tertentu. Bawahan langsung adalah sejumlah pejabat yang langsung berkedudukan di bawah atasan tertentu. Atasan langsung adalah mereka yang memimpin langsung sejumlah bawahan tertentu.

Contoh seorang manajer dalam suatu perusahaan harus melakukan pengontrolan kepada seluruh aktivitas perusahaan tetapi lebih difokuskan kepada staf – staf yang berada dibawahnya dan selanjutnya para stafnya melakukan pengontrolan kepada para divisinya dan kemudian para divisi – divisi dari masing – masing staf melakukan pengontrolan kepada para karyawan yang berada dibawah mereka.

Rentang Kendali diperlukan dalam suatu organisasi karena adanya “limits factor(keterbatasan)” manusia, yaitu keterbatasan waktu, pengetahuan, kemampuan, dan perhatian.

1.    Keterbatasan waktu, artinya bahwa pada saat yang bersamaan seorang pemimpin melakukan pekerjaan yang beraneka macam.

2.    Keterbatasan pengetahuan, artinya bahwa seorang pemimpin tidak mungkin dapat mengetahui semua pekerjaan dalam perusahaan karena itu perlu diadakan pembagian pekerjaan kepada bawahannya.

3.  Keterbatasan kemampuan, artinya bahwa seorang pemimpin perusahaan kemampuannya terbatas, karena itu perlu diadakan batas jumlah bawahan langsungnya.

4.      Keterbatasan perhatian, artinya bahwa seorang pemimpin terbatas perhatiannya, ia tidak dapat memperhatikan semua masalah yang dilakukan bawahannya sehingga perlu diadakan pembatasan jumlah bawahan langsung yang dipimpinnya.

Ada dua kelompok faktor yang harus diperhatikan dalam menentukan berapa sebaiknya jumlah pejabat bawahan yang langsung dapat dipimpin dengan baik oleh seorang pejabat atasan tertentu :

1.      Faktor Subyektif ialah faktor yang melekat pada pejebatnya :

-          Kepandaian

-          Pengalaman

-          Kesehatan

-          Umur

-          Kejujuran

-          Keahlian

-          Kecakapan , dan lain-lain

2.      Faktor Objektif ialah faktor yang berada di luar pejabatnya :

-          Corak pekerjaan

-          Jarak antar para pejabat bawahan

-          Letak para pejabat bawahan

-          Stabil labilnya organisasi

-          Jumlah tugas pejabat

-          Waktu penyelesain pekerjaan

Apa saja kebaikan atau keburukan rentang kendali yang banyak melebar? Kebaikannya :

1.      Tingkatan-tingkatan manejer sedikit, biaya-biaya relative kecil karena yang mendapat tunjangan jabatan semakin sedikit.

2.      Jalur perintah dan tanggung jawab pendek, sehingga komunikasi efektiv karena hambatan-hambatan komunikasi akan lebih mudah di atasi.

3.      Hambatan birokrasi dapat di hindarkan, karena tidak terlalu banyak pejabat yang harus dilalui untuk menyelesaikan suatu pekerjaan/urusan.

4.      Departemen-departemen organisasi sedikit.

Keburukannya :

1.      Koordinasi sulit dilakukan sebab mengkoordinasi bawahan yang banyak lebih sulit daripada mengkoordinasi bawahan yang sedikit.

2.      Pengerahan, pembinaan, pengendalian kurang efektiv.

3.      Spesialisasi tugas kurang mendalam.

7.      Jenjang Organisasi

Jenjang organisasi atau tingkatan struktur organisasi adalah tingkatan satuan organisasi (level of management ) yang didalamnya terdapat pejabat, tugas dan wewenang tertentu yang sesuai dengan kedudukannyadar atas kebawah dalam fungsi (bagian) tertentu.

Pejabat yang berkedudukan pada tingkat yang lebih atas mengawasi para pejabat yang berkedudukan pada tingkat dibawhanya demikian seterusnya sehingga hubungan-hubungan yang dilakukan antara para pejabat sejauh mungkin melewati tingkat-tingkat yang telah ditentukan. Macam – macam hubungan dalam jenjang organisasi

1.        Hubungan menegak,terdiri dari :

-          Menegak keatas

-          Menegak kebawah

2.        Hubungan mendatar

3.        Hubungan diagonal terdiri dari :

-          Diagonal kebawah

-          Diagonal keata

Dalam tingkatan struktur organisasi deibedakan menjadi tiga macam yaitu:

1.      Struktur organisasi Pipih

Adalah Struktur organisasi yang melaksanakan jenjang antara 2 sampai 3 tingkat

2.      Struktur organisasi datar

Struktur organisasi yang melaksanakan jenjang antara 4 tingkat

3.      Strukutr organisasi curan

Struktur organisasi yang melaksanakan jenjang sampai 5 tingkat

8.      Kesatuan Perintah

Yang dimaksud dengan kesatuan perintah adalah tiap – tiap pejabat dalam organisasi hendaknya hanya dapat  diperintah dan bertnggungjawab kepada seorang pejabat atasan tertentu. Ada satu pengecualian bahwa asas kesatuan perintah memang tidak dapat berlaku dalam organisasi berbentuk fungsional yang semua pejabat dan atasan  yang memiliki bidang kerja tertentu dapat memerintah kepada semua pejabat bawahan yang ada sepanjang  menyangkut bidang kerja pejabat atasan tadi.

Contoh setiap karyawan harus mengerjakan tugas yang diberikan sesuai dengan apa yang diberikan oleh bagian kepala staf dari atasan mereka sehingga terjadi suatu sinergi kesatuan perintah dan tidak melenceng dari jalur yang telah ditetapkan.

Menurut W.Warren Haynes mengatakan bahwa “Tidak ada orang melayani dua kepala” atau dalam buku management dkatakan “Tidak ada anggota suatu organisasi dapat melapor kepada lebih dari seorang atasan”. Sedangkan menurut Uther Gulick mengatakan bahwa “Seseorang tak dapat melayani dua pimpinan”. “Tiap jabatan melapor hanya kepada satu jabatan / Tiap individu harus melapor kepada seseorang & hanya satu orang”

9.      Fleksibilitas

Dalam melaksanakan asas flexibilitas ini hendaknya jangan dilupakan bahwa pada waktu melakukan perubahan jangan sampai menghambat kelancaran aktivitas yang sedang berjalan.

Contoh apabila dalam pemerintah terdapat pembaruan kebijakan peraturan yang ada maka tidak perlu memberhentikan peraturan – peraturan yang sudah berjalan belakangan ini, sampai mulai berlakunya suatu peraturan baru itu diberlakukan biasaanya terdapat rentang waktu yang agak lama untuk mulai menyesuaikan.

Jadi struktur organisasi harus mudah diubah untuk disesuaikan dengan perubahan-perubahan yang terjadi tanpa mengurangi kelancaran aktivitas yang sedang berjalan. Jika diubah tatapi menghambat jalannya aktivitas maka ini bukanlah fleksibilitas

10.  Berkesinambungan

Suatu organisasi harus dapat menyediakan berbagai sarana agar dapat melanjutkan aktivitas operasinya secara terus menerus. Misalnya denganmeningkatkan mutu para pejabatnya, menggali sumber baru, mengikuti perkembangan kebutuhan lingkungan menggunakan peralatan baru karena suatu organisasi yang telah dibentuk oleh para pembentuknya mengharapkan organisasinya dapat berjalan terus atau hidup terus

11.  Keseimbangan

Fungsi dari keseimbangan dalam organisasi ini yaitu Fungsi organisasi harus ditempatkan dalam struktur yang sesuai peranannya. Fungsi utama organisasi harus dilakukan organisasi yang kedudukannya setingkat dibawah pucuk pimpinan. Fungsi organisasi yang sama pentingnya harus ditempatkan pada jenjang yang sama. Fungsi organisasi yang mempunyai peran menyeluruh jangan ditempatkan hanya di bawah salah satu sautan saja

3.        JOB DESCRIPTION (DESKRIPSI PEKERJAAN)

Job description merupakan panduan dari perusahaan kepada karyawannya dalam menjalankan tugas. Semakin jelas job description yang diberikan, maka semakin mudah bagi karyawan untuk melaksanakan tugas sesuai dengan tujuan perusahaan.

Deskripsi pekerjaan adalah penyataan tertulis mengenai gambaran suatu pekerjaan, kondisinya, dan hubungannya dengan bagian lain dalam organisasi. Deskripsi pekerjaan ini bagian penting dari sistem pengembangan SDM. Ibarat navigator, Deskripsi pekerjaan adalah peta yang menentukan arah, kemana harus berbelok, berapa kecepatan yang diperlukan dan seterusnya.

Menurut Stone, 2005 Job description (deskripsi pekerjaan) atau deskripsi posisi adalah pernyataan tertulis yang menjelaskan mengapa pekerjaan ada, apa yang dilakukan pemegang pekerjaan sebenarnya, bagaimana mereka melakukannya dan dalam kondisi apa pekerjaan itu dilakukan. Tidak ada format standar yang digunakan untuk menulis deskripsi pekerjaan; format, pada kenyataannya, tergantung pada preferensi manajemen dan bagaimana deskripsi pekerjaan akan digunakan.

Sedangkan menurut Grensing & Pophal, 2006, deskripsi pekerjaan adalah rekaman tertulis mengenai tanggung jawab dari pekerjaan tertentu. Dokumen ini menunjukkan kualifikasi yang dibutuhkan untuk jabatan tersebut dan menguraikan bagaimana pekerjaan tersebut berhubungan dengan bagian lain dalam perusahaan.

Job description adalah suatu indicator penting dalam proses performance appraisal. Beberapa pengertian job description yang dikemukakan para ahli adalah sebagai berikut: Pernyataan tertulis tentang tugas, kondisi kerja dan berbagai aspek yang berhubungan dengan suatu jabatan dalam pekerjaan tertentu (Werther and Davis; 1989) 

Sedangkan menurut Nitisemito; 1992 Penjelasan tentang suatu jabatan, tugas-tugasnya, tanggung jawabnya, wewenangnya dan sebagainya.

Dalam upaya pengembangan SDM dan mengisi serta membina sesuai dengan peraturan organisasi yang ada dalam rangka mendukung tercapainya tujuan organisasi, umumnya setiap oerganisasi mengalami hambatan dalam menempatkan karyawan sesuai dengan kemampuan/bakatnya. Maka paling tidak sebuah organisasi membutuhkan suatu perangkat organisasi antara lain struktur organisasi disertai deskripsi pekerjaan yang dilengkapi dengan spesifikasi sereta persyaratan jabatannya.

Didorong oleh kenyataan tersebut maka mejadi tugas bidang personalia untuk berusaha menyusun konsep Deskripsi pekerjaan tersebut yang kemudian disampaikan ke bagian-bagian yang lain dengan permintaan untuk diberi tanggapan sebagai input untuk penyempurnaan lebih lanjut. Berkenaan dengan hal tersebut maka isi dari deskripsi perkerjaan secara lengkap diperinci sebagai berikut:

Nama Jabatan :

Spesifikasi Jabatan :

Penjelasan singkat mengenai:

-   Tupoksi & tanggungjawab

-   Tugas rutin

-   Tugas sewaktu-waktu

-   Wewenang

-   Hubungan Kerja

Persayaratan jabatan:

Berisikan persyaratan yang dimiliki oleh setiap karyawan:

-   Pendidikan

-   Pengalaman

-   Kemampuan

-   Keterampilan

-   Lain-lain (disesuaikan)

Contoh Deskripsi pekerjaan:

1. Nama Jabatan : KEPALA SEKSI KEUANGAN

1. Spesifikasi Jabatan :

a.       Tupoksi : membantu kepala biro keuangan dalam merencanakan, mengatur dan melaksanakan serta mengawasi, mengelola keuangan

b.      Tugas rutin

-          Menyiapkan data keuangan

-          Mengumpulkan dana perusahaan

-          Mengatur penyimpanan uang

-          Mengatur likuiditas & solvabilitas keuangan

-          Menyususn laporan keuangan dll

c.       Tugas sewaktu-waktu

-          Menyusun RAPB perusahaan

-          Mengawasi pemakaian inventori perusahaan

d.      Wewenang

-          Berwewenang memberikan tugas kepada bawahan

-          Berwewenang memberikan peringatan kepada bawahan

-          menilai bawhaan

e.       Hubungan Kerja

-          Bertanggung jawab kepada kepala biro keuangan

3. Persyaratan:

a.          Pendidikan Sarjana ekonomi

b.         Pengalaman

-          sekurang-kurangnya 3 tahun bagi sarjana/staf direksi

-          supervisor senior bidang administrasi keuangan

c.          Kemapuan

-          Menguasai akuntansi keuangan

-          Mampu menyusun cash flow

-          Memahami pelaksanaan dengan RAPB

d.         Keterampilan

-          memiliki keterampilan mengelola cash manajemen & disiplin

-          Penyusunan laporan

-          Penyusunan RAPB