SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM)

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM)

1.        PENGERTIAN SIM

Sistem Informasi Manajemen (SIM) Merupakan sistem manusia atau mesin yg terpadu untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi manajemen & pengambilan keputusan dalam organisasi.

Pengembangan SIM canggih berbasis komputer membutuhkankan sejumlah orang yang berketrampilan tinggi dan berpengalaman lama dan memerlukan partisipasi dari para manajer organisasi. Banyak organisasi yang gagal membangun SIM karena:

1.      Kurang organisasi yang wajar

2.      Kurangnya perencanaan yang memadai

3.      Kurang personil yang handal

4.      Kurangnya partisipasi manajemen dalam bentuk keikutsertaan para manajer dalam merancang sistem, mengendalikan upaya pengembangan sistem dan memotivasi seluruh personil yang terlibat.

SIM yang baik adalah SIM yang mampu menyeimbangkan biaya dan manfaat yang akan diperoleh artinya SIM akan menghemat biaya, meningkatkan pendapatan serta tak terukur yang muncul dari informasi yang sangat bermanfaat. Organisasi harus menyadari apabila mereka cukup realistis dalam keinginan mereka, cermat dalam merancang dan menerapkan SIM agar sesuai keinginan serta wajar dalam menentukan batas biaya dari titik manfaat yang akan diperoleh, maka SIM yang dihasilkan akan memberikan keuntungan dan uang.

Secara teoritis komputer bukan prasyarat mutlak bagi sebuah SIM, namun dalam praktek SIM yang baik tidak akan ada tanpa bantuan kemampuan pemrosesan komputer. Prinsip utama perancangan SIM: SIM harus dijalin secara teliti agar mampu melayani tugas utama.
Tujuan sistem informasi manajemen adalah  memenuhi kebutuhan informasi umum semua manajer dalam perusahaan atau dalam subunit organisasional perusahaan. SIM menyediakan informasi bagi pemakai dalam bentuk laporan dan output dari berbagai simulasi model matematika.

Dari definisi tersebut, dapat dicatat adanya unsur-unusr penting dari SIM. Unsur-unsur penting dari SIM tersebut adalah

a.       Sistem manusia/mesin

b.      Sistem terpadu

c.       Pendukung Operasi

2.        PERKEMBANGAN SIM

Sesungguhnya, konsep sistem informasi telah ada sebelum munculnya komputer. Sebelum pertengahan abad ke-20, pada  masa itu masih digunakan kartu  punch, pemakaian komputer terbatas pada aplikasi akuntansi yang kemudian dikenal sebagai sistem informasi akuntansi. 

Namun demikian para pengguna - khususnya dilingkungan perusahaan - masih mengesampingkan kebutuhan informasi bagi para manajer. Aplikasi akuntansi yang berbasis komputer tersebut diberi nama pengolahan data elektronik (PDE). 

Dalam tahun 1964, komputer generasi baru memperkenalkan prosesor baru yang menggunakan  silicon chip circuitry dengan kemampuan pemrosesan yang lebih baik. Untuk mempromosikan generasi komputer tersebut, para produsen memperkenalkan konsep sistem informasi manajemen dengan tujuan utama yaitu aplikasi komputer adalah untuk menghasilkan informasi bagi manajemen. Ketika itu mulai terlihat jelas bahwa komputer mampu mengisi kesenjangan akan alat bantu yang mampu menyediakan informasi manajemen. 

Konsep SIM ini dengan sangat cepat diterima oleh beberapa perusahaan dan institusi pemerintah dengan skala besar seperti departemen Keuangan khususnya untuk menangani pengelolaan anggaran, pembiayaan dan penerimaan negara.  

Namun demikian, para pengguna yang mencoba SIM  pada tahap awal menyadari bahwa penghalang terbesar justru datang dari para lapisan manajemen tingkat menengah

Perkembangan konsep ini masih belum mulus dan banyak organisasi mengalami kegagalan dalam aplikasinya karena adanya beberapa 

hambatan, misalnya:  

·         kekurangpahaman para pemakai tentang komputer, 

·         kekurangpahaman para spesialis bidang informasi tentang bisnis dan peran manajemen, 

·         relatif mahalnya harga perangkat komputer, serta  

·         terlalu berambisinya para pengguna yang terlalu yakin dapat membangun sistem informasi secara lengkap sehingga dapat mendukung semua lapisan manajer. 

Sementara konsep SIM terus berkembang, Morton, Gorry, dan Keen dari Massachussets Institute of Technology (MIT) mengenalkan konsep baru yang diberi nama Sistem Pendukung Keputusan (Decision Support Systems - DSS). DSS adalah sistem yang menghasilkan informasi yang ditujukan pada masalah tertentu yang harus dipecahkan atau keputusan yang harus dibuat oleh manajer.

Perkembangan yang lain adalah munculnya aplikasi lain, yaitu Otomatisasi Kantor (office automation - OA), yang memberikan fasilitas untuk meningkatkan komunikasi dan produktivitas para manajer dan staf kantor melalui penggunaan peralatan ektronik.  Belakangan timbul konsep baru yang dikenal dengan nama  Artificial Intelligence (AI), sebuah konsep dengan ide bahwa komputer bisa diprogram untuk melakukan proses lojik menyerupai otak manusia. Suatu jenis dari AI yang banyak mendapat perhatian adalah  Expert Systems (ES), yaitu suatu aplikasi yang mempunyai fungsi sebagai spesialis dalam area tertentu. Semua konsep di atas, baik PDE, SM, OA, DSS, EIS, maupun AI merupakan aplikasi pemrosesan informasi dengan menggunakan komputer dan bertujuan menyediakan informasi untuk pemecahan masalah dan pengambilan keputusan. 

3.        PROSES DALAM SIM

Sebuah sistem membutuhkan sebuah proses untuk menjalankannya, begitu pula Sistem Informasi Manajemen, berikut bagaimana proses SIM dilakukan. Proses manajemen didefinisikan sebagai aktivitas-aktivitas:

1.        Perencanaan, formulasi terinci untuk mencapai suatu tujuan akhir tertentu adalah aktivitas manajemen yang disebut perencanaan. Oleh karenanya, perencanaan mensyaratkan penetapan tujuan dan identifikasi metode untuk mencapai tujuan tersebut.

2.        Pengendalian, perencanaan hanyalah setengah dari peretempuran. Setelah suatu rencana dibuat, rencana tersebut harus diimplementasikan, dan manajer serta pekerja harus memonitor pelaksanaannya untuk memastikan rencana tersebut berjalan sebagaimana mestinya. Aktivitas manajerial untuk memonitor pelaksanaan rencana dan melakukan tindakan korektif sesuai kebutuhan, disebut kebutuhan.

3.        Pengambilan Keputusan, proses pemilihan diantara berbagai alternative disebut dengan proses pengambilan keputusan. Fungsi manajerial ini merupakan jalinan antara perencanaan dan pengendalian. Manajer harus memilih diantara beberapa tujuan dan metode untuk melaksanakan tujuan yang dipilih. Hanya satu dari beberapa rencana yang dapat dipilih. Komentar serupa dapat dibuat berkenaan dengan fungsi pengendalian.

4.        KARAKTERISTIK DALAM SIM

Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah sistem yang menyediakan informasi untuk kebutuhan pimpinan tingkat menengah (manajer), baik pada unit-unit kerja maupun pada sub-unit dalam lingkungan organisasi. SIM menggunakan data dari sistem pengolahan transaksi bersama dengan data lainnya, untuk diolah menjadi laporan tertentu. Sistem Informasi Manajemen (SIM) sering juga disebut sebagai Management Reporting System (MRS) atau sistem pelaporan manajeman, karena sistem ini menghasilkan berbagai macam laporan untuk kepentingan manajemen, terutama tentang berbagai hal yang berkaitan dengan pengelolaan, pengontrolan, dan pengembangan organisasi. Beberapa karakteristik utama dari SIM adalah:

1.        Elemen Sistem (elements)

Elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian sistem, suatu sistem betapun kecilnya selalu mengandung elemen-elemen. Dengan kata lain elemen adalah bagian yang terkecil dari sistem yang sudah tidak bisa diurai lagi, contoh : pada sistem komputer adalah tombol pada keyboard.

2.        Batas Sistem (boundary).

Batas sistem merupakan daerah yang mebatasi antara suatu sistem dengan sistem lainnya atau dengan lingkungnnya lainnya. Batas sistem memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batasan sistem, lingkungan yang membatasi sistem berupa :

-        Personel

-        Peraturan-peraturan

-        Peralatan

-        Biaya-biaya, dsb

3.        Lingkungan Luar (envirounments)

Lingkungan luar sistem adalah apapun diluar batas sistem yang mempengaruhi dan dipengaruhi operasi sistem contoh : pada sistem komputer, sistem listrik adalah lingkungan luar

4.        Penghubung Sistem (intervace)

Penghubung merupakan media penghubung antara subsistem dengan subsistem lainnya. Keluaran (output) dari subsistem akan menjadi masukkan subsistem lainnya melalui penghubung. Contoh : kabel pada sistem komputer.

5.        Masukkan Sistem (input)

Masukkan adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem, berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input merupakan Energi yang dimasukkan supaya sistem dapat beroperasi, contoh : energi listrik, sistem software pada sistem komputer. Signal input merupakan Energi yang diproses untuk mendapatkan keluaran contoh : data pada sistem komputer.

6.        Keluaran Sistem (out put)

Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah meliputi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan contoh: pada sistem computer, informasi keluaran yang berguna ; panas tak berguna. Output, bagian sistem yang berfungsi mengeluarkan informasi (tujuan akhir sistem) berupa:

-          Formulir

-          Laporan

-          tampilan grafik, dsb

-          umpan balik, dapat berupa perbaikan, dsb

7.        Pengolah Sistem (process)

Perubah masukkan menjadi keluaran. Transformasi (Proses), bagian sistem yang memproses input data menjadi informasi sesuai dengan keinginan penerima.

-          Pengurutan

-          Penggabungan

-          Pencarian

-          klasifikasi, dsb

Contoh : pada sistem komputer merubah data menjadi informasi.

8.        Sasaran atau Tujuan sistem (obyektive/goal)

Sistem bisnis yang tepat tujuan (goal), sistem akuntansi atau subsistem yang lebih kecil maka istilah sasaran (obyektive) lebih tepat. Tujuan sistem, dapat berupa:

-          Tujuan ekonomi

-          Tujuan manusiawi

-          Tujuan sosial, dsb

5.        PENTINGNYA SIM DALAM BISNIS

Terdapat faktor-faktor lain yang membuat SIM menjadi sangat diperlukan, salah satunya dalam dunia bisnis. Misalnya manajer harus langsung berhadapan dengan lingkungan bisnis yang semakin kompleks atau rumit. Salah satu alasannya dari kerumitan ini yaitu semakin ketatnya persaingan dan peraturan yang dikeluarkan oleh pemerintah. Bukan hanya rumit, tapi lingkungan bisnis juga selalu dinamis sehingga para manajer harus membuat keputusan yang tepat dari informasi yang telah di didapatkannya untuk membuat keputusan bisnisnya.

Sistem Informasi pada sebuah perusahaan bagian yang tidak boleh diabaikan. Kesadaran atas pentingnya manajemen merupakan hal mendorong majunya perusahaan. Semakin maju perusahaan berarti semakin maju pula sistem informasi pada perusahaan tersebut. Bagi perusahaan yang belum sadar akan hal ini, sungguh akan membuat perusahaan tersebut sangat menunjukkan akan ketertinggalannya atas upaya pengelolaan perusahaan yang lebih baik. Apapun itu jenis informasi yang di berikan, penggunaan sistem informasi adalah mutlak dan penting adanya. Semua bidang bisnis, usaha system informasi adalah dasar penting yang seharusnya tidak boleh diabaikan.Pengelolaan data informasi yang lebih baik akan membuat perusahaan mengetahui bagaimana perkembangan perusahaan yang bekerja dalam bidangnya. Sebuah tolak ukur akan informasi akan membuah terus bisa dilakukan evaluasi dalam kurun waktu jangka ya di tentukan. Maka dari itu, tujuan dari sistem informasi secara umum adalah sebagai dasar agar perusahaan mengerti dan mengetahui sampai manakah kemajuan sebuh perusahaan mampu berjalan dalam bidang bisnisnya. Poin-poin penting mengapa sistem informasi harus ada pada sebuah perusahaan:

1.      Mendorong perusahaan untuk sadar bahwa data informasi perusahaan dapat dikelola dengan lebih baik.

2.      Menghindari kesalahan fatal akibat kelalaian sumber daya manusia, meskipun dengan sebuah sistem informasi tetap harus menggunakan paling tidaknya tidak sebanyak kegiatan manual.

3.      Kemudahan manajemen perusahaan baik dari segi waktu, kemudahan dan keefektifan.

4.      Perusahaan akan lebih peka dengan adanya kekeliruan, dan kelengkapan informasi data pada perjalanan bisnis perusahaan. Sehingga dengan latar belakang tersebut segala upaya perbaikan dan evaluasi bisa cepat segera dilakukan.

5.      Mengendalikan kinerja bisnis supaya lebih cepat dengan pendayagunaan waktu yang efektif dan maksimal.

6.        KOMPONEN-KOMPONEN DALAM SIM.

Dalam suatu sistem informasi terdapat komponen-komponen seperti:

• Perangkat keras (hardware): mencakup peranti-peranti fisik seperti komputer dan printer.
• Perangkat lunak (software) atau program: sekumpulan instruksi yang memungkinkan perangkat keras untuk dapat memproses data.
• Prosedur: sekumpulan aturan yang dipakai untuk mewujudkan pemrosesan data dan pembangkitan keluaran yang dikehedaki.
• Orang: semua pihak yang bertanggung jawab dalam pengembangan sistem informasi, pemrosesan, dan penggunaan keluaran sistem infor­masi.
• Basis data (database): sekumpulan tabel, hubungan, dan lain-lain yang berkaitan dengan penyimpanan data.
• Jaringan komputer dan komunikasi data: sistem penghubung yang memungkinkan sesumber (resources) dipakai secara bersama atau diakses oleh sejumlah pemakai.

Pada prakteknya, tidak semua sistem informasi mencakup keseluruh­an komponen-komponen tersebut. Sebagai contoh, sistem informasi pribadi yang hanya melibatkan sebuah pemakai dan sebuah komputer tidak melibatkan fasilitas jaringan dan komunikasi. Namun, sistem infor­masi grup kerja (workgroup information system) yang melibatkan sejumlah orang dan sejumlah komputer, memerlukan sarana jaringan dan komunikasi.

7.        MANFAAT SIM DALAM ORGANISASI

Pentingnya Sistem Informasi Bagi Perusahaan. Sistem adalah sebuah sarana yang bisa menjadi acuan untuk mengelola kinerja tertentu. Dalam kaitannya dengan hal ini sistem yang di maksud adalah kondisi bagaimana perusahaan bisa berjalan dengan baik. Selanjutnya adalah informasi, pada perusahan sangat penting sekali. Sebuah informasi merupakan bagian yang juga penting pada sebuah perusahaan, dengan adanya informasi, perusahaan akan lebih cepat berkembang dan maju karena adanya perbaikan kinerja seiring berkembangnya informasi. Manfaat pemaki SIM dan penggunaannya diantaranya adalah:

•         Meningkatkan kualitas sekaligus mengurangi biaya produksi

•         Meningkatkan efisiensi dan efektifitas proses bisnis

•         Membagi pengetahuan untuk meningkatkan operasi, produktivitas & daya saing

•         Meningkatkan struktur pengendalian internal

•         Meningkatkan kualitas pengambilan keputusan

8.        KLASIFIKASI SIM

SIM adalah kumpulan dari berbagai macam sistem informasi, oleh karena itu SIM terdiri dari sistem-sistem seperti:

a.       Sistem informasi personalia

Menyediakan berbagai macam informasi yang ada hubungannya dengan anggota, pegawai, pengumuman dan lain-lain.

b.      Sistem informasi akuntansi

Menyediakan berbagai macam informasi dari transaksi keuangan pada suatu organisasi atau perusahaan.

c.       Sistem informasi pemasaran

Menyediakan berbagai macam informasi yang ada hubungannya dengan penjualan, promosi dan kegiatan pemasaran lainnya.

d.      Sistem informasi manajemen persediaan

Menyediakan berbagai macam informasi yang ada hubungannya dengan persiapan, persediaan, cadangan dan lain-lain.

e.       Sistem informasi distribusi

Menyediakan berbagai macam informasi yang ada hubungannya dengan penyaluran dan pengiriman barang atau jasa ke berbagai tempat.

f.       Sistem informasi pembelian

Menyediakan berbagai macam informasi yang ada hubungannya dengan permintaan barang dari konsumen dan lain-lain.

g.      Sistem informasi kekayaan

Menyediakan berbagai macam informasi yang ada hubungannya dengan investasi, aset perusahaan dan lain-lain.

h.      Sistem informasi penelitian & pengembangan

Menyediakan berbagai macam informasi yang ada hubungannya dengan analisis data, penyajian data dan lain-lain untuk memecahkan masalah yang ada demi kemajuan dan perkembangan organisasi.

i.        Sistem informasi analisis kredit

Menyediakan berbagai macam informasi yang ada hubungannya dengan permohonan kredit dari berbagai aspek yang ada pada organisasi .

j.        Sistem informasi teknik

Menyediakan berbagai macam informasi yang ada hubungannya dengan sistem-sistem yang ada pada organisasi.

9.        KELEMAHAN & KELEBIHAN SIM

Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manejerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. Didalam sebuah Sistem Informasi Manajemen terdapat kelebihan dan kelemahan yaitu terdiri dari:

a.       Kelebihan Sistem Informasi:

·         Menyediakan komunikasi dalam organisasi atau antar organisasi yang murah, akurat dan cepat.

·       Menyimpan informasi dalam jumlah yang sangat besar dalam ruang yang kecil tetapi mudah diakses

·    Memungkinkan pengaksesan informasi yang sangat banyak di seluruh dunia dengan cepat dan murah

·   Meningkatkan efektivitas dan efisiensi orang-orang yang bekerja dalam kelompok dalam suatu tempat atau pada beberapa lokasi

b.      Kekurangan Sistem Informasi

·         Biaya lebih mahal

·         Keterbatasan jumlah dan tingkat kemampuan SDM yang menguasai Sistem Informasi

·         Perubahan Sistem informasi secara cepat sehingga kita belum tentu bisa melakukan adaptasi dengan perubahan tersebut

·         Kurangnya tenaga ahli di bidang Sistem Informasi

·         Adanya indikasi penyalahgunaan Sistem Informasi yang canggih

·         Kurangnya sosialisasi tengan Sistem Informasi 



silahkan klik link dibawah ini untuk mendownload slidenya
DOWNLOAD