SISTEM ADMINSTRASI KEPEGAWAIAN

SISTEM ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN

I. PENGERTIAN SISTEM

Sistem pada hakikatnya dalah suatu Suatu totalitas yang terdiri dari subsistem-subsistem dengan atribut-atribut yang satu sama lain
saling berkaitan, saling ketergantungan saling berinteraksi & mempengaruhi sehingga keseluruhannya merupakan suatu kebulatan yg utuh memiliki peran & tujuan tertentu. Suatu sistem merupakan subsistem dari sistem yang lebih besar.

Sebagai sebuah sistem, administrasi kepegawaian terdiri dari berbagai subsistem antara lain tugas, fungsi, organisasi, keuangan, material dan lain-lain. Dan sebagai suatu sistem, administrasi kepegawaian merupakan sistem yang abstrak, buatan, terbuka, hidup, dan kompleks. Oleh karena sistem administrasi kepegawaian bedasarkan sistempemerintahaan negara, maka sistem administrasi kepegawaian harus merupakan penjabaran dan pengamalan nilai-nilai pancasila dan UUD 1945.

Berbicara tentang sistem administrasi kepegawaian, maka kita akan berbicara tentang segenap rangkaian kegiatan penataan pencarian, pelamaran, pengujian, penerimaan pengangkatan, penempatan, kepangkatan, epngembangan, kesejahteraan, pemutasian, dan pemberhentian pegawai dalam sebuah sistem, yaitu sistem administrasi kepegawaian. Sistem administrasi kepegawaian melakukan dua fungsi utama yaitu:

1. Fungsi manajerial

Fungsi manajerial admininistrasi kepegawaian meliputi: perencanaan, Pengorganisasian, Pengarahan, dan pengendalian pegawai

2. Fungsi operatif

Fungsi inimeliputi pengadaan, pengembangan, kompensasi, pengintegrasian, pemeliharaan, dan pemberhentian pegawai dengan harapan agar tujuan individu, organisasi dan sosial dapat tercapai.

Dalam rangka optimalisasi pelaksanaan otda, aspek penting yang perlu dilakukan pada bidang kepegawaian adalah bagaimana pengaturan masalah kepegawaian yang dapat memberikan kontribusi bagi pelaksanaan otda yangbaik dan benar, untuk itu diperlukan penyusunan suatu sistem administrasi kepegawaian yang baik pula. Ada beberapa hal yang perlu dibahas dalam penyusunan sistem administrasi kepegawaian yaitu:

1. Pengertian ruang lingkup sistem administrasi kepegawaian

2. Fungsi umum administrasi kepegawaian yang meliputi: perencanaan, Pengorganisasian, Pengarahan, dan pengendalian pegawai

3. Pengadaan pegawai yang meliputi: formasi, rekrutmen, penempatan, orientasi dan pengangkatan pegawai

4. pengembangan pegawai yang meliputi: promosi, pemindahan, pendidikan, jenjang karir dan jabatan pegawai.

5. Penilaian pegawai yang meliputi: proses penilaian, metode penilaian, taa cara penilaian dan implikasi penilaian

6. Pemeliharaan pegawai yang meliputi: tabungan hari tua, tabungan perumahan, peneliharaan kesehatan, perawatan, tunjangan cacat, uang duka dan cuti pegawai

7. pengajian pegawai yang meliputi: tunjangan dan insentif pegawai

8. pengintegrasian pegawai yang meliputi: budaya kerja, kode etik, dan netralitas pegawai

9. Pemberhentian pegawai yang meliputi pemberhentian sementara dan tetap serta pensiun.

II. PENGERTIAN ADMINISTRASI

Istilah administrasi sering dengan istilah tata usaha bahkan diartikan sebagai sejumlah uang yang harus dibayarkan pada saat masyarakat harus mengurus surat-surat kependudukan, misalnya mambuat KTP, Kartu Keluarga dll.  Adminsitrasi menurut Wilson 1987 Administrasi sebagai ilmu. Pemikiran tentang kepemimpinan resmi supremasi politik birokrasi yang timbul dari perbedaan antara fungsi politik dan administrasi, dan asumsi tentang superioritas fungsi – fungsi administrasi politik. Klasik slogan yang pernah ditawarkan ketika fungsi politik berakhir fungsi administrasi itu mulai, ketika akhir politik, administrasi. Menurut Sorwarno handayaningrat, Administrasi secara sempit berasal dari kata Administatie dalam bahasa Belanda yang meluputi kegiatan catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik-mengetik, agenda dan lain sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan. Kesimpulannya ialah kegiatan ktatausahaan yang meliputi kegiatan catat-mencatat, surat-menyurat, pembukan serta pengarsipan surat dan hal lainnya yang dimaksud untuk menyediakan informasi dan mempermudah untuk memperoleh informasi kembali bila dibutuhkan. Sedangkan menurut The Liang Gie Administrasi secara luas adalah serangkaian kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam suatu kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu.

Lebih lanjut rangkaian kegiatan yang emmpunyai sifat atau arah bagaimanakah yang merupakan administrasi untuk dibedakan dengan berbagaimacam rangkaian kegiatan lainnya. Rangkaian kegiatan yang digolongkan sebagai adminsitrasi mencakup:

1. Dilakukan oleh sekelompok orang

2. Berlangsung dalam satu kerja sama

3. Dimaksudkan untuk mencapai tujuan tertentu yang telah ditetapkan

Dari beberapa pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa administrasi itu merupakan Rangkaian kegiatan yang wujudnya membuat kebijaksanaan, merencanakan, memutuskan, menyusun, mengatur, memimpin, mengurus, mengarahkan, membimbing, menyelaraskan, mengendalikan, mengawasi, menyempurnakan & kegiatan lain semacam itu. Untuk ringkasnya segenap kegiatan tersebut sesungguhnya dapat dicakup dengan satu istilah yaitu “menata”

III. PENGERTIAN SDM 

SDM menurut Melayu SP. Hasibuan Pengertian manajemen sumber daya manusia menurut Melayu SP. Hasibuan adalah ilmu dan seni mengatur dan peran hubungan kerja agar dapat secara efektif dalam rangka membantu mewujudkan tujuan perusahaan, karyawan dan masyarakat. Selanjutnya Pengertian manajemen sumber daya manusia menurut Tulus dalam Suharyanto dan Hadna (2005:13) adalah perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan atas pengadaan, pengembangan, pemberian kompensasi, pengintegrasian, pemeliharaan dan pemutusan hubungan tenaga kerja dimaksud membantu tujuan organisasi, individu, dan masyarakat. Sedangkan menurut Bohlarander dan Snell (2010:4) Pengertian manajemen sumber daya manusia menurut Bohlarander dan Snell adalah ilmu yang mempelajari bagaimana memberdayakan karyawan dalam perusahan, membuat pekerjaan, kelompok kerja, mengembangkan para karyawan yang mempunyai kemampuan, mengidentifikasi suatu pendekatan untuk dapat mengembangkan kinerja karyawan dan memberikan imbalan kepada mereka atas usahanya dan bekerja. Dari pendapat bebrapa ahli dapat disimpulkan bahwa SDM merupakan Merupakan aktivitas untuk merencanakan, mengorganisasikan dengan melakkan penarikan, seleksi, pengembangan, pemeliharaan, dan pengawasan sumber daya manusia. Menurut Asution (1994;6) ada dua fungsi dalam MSDM:

1. Fungsi manajerial,

yang meliputi empat hal yaitu:

(1) perencanaan ialah merencanakan tenaga kerja agar sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan efektif serta efisien dalam membantu terwujudnya tujuan perusahaan;

(2) pengorganisasian adalah kegiatan untuk mengorganisasikan karyawan dengan menetapkan pembagian kerja, hubungan kerja, delegasi wewenang, integrasi, dan koordinasinya dalam bagan organisasi untuk mencapai tujuan;

(3) Pengarahan adalah kegiatan mengarahkan semua karyawan agar mau bekerja sama dan bekerja secara efektif, efisien dalam membantu tercapainya tujuan perusahaan, karyawan dan masyarakat;

(4) Pengawasan adalah kegiatan mengendalikan semua karyawan agar mematuhi peraturan-peratuaran perusahaan dan bekerja sesuai dengan rencana.

2. Fungsi Operasional,

Yang meliputi:

(1) Pengadaan Tenaga Kerja atau Pengadaan Sumber Daya Manusia (recruitment). Jika dilihat dari fungsi rekruitmen, seorang manajer sumber daya manusia akan bertujuan untuk memperoleh jenis dan jumlah tenaga atau sumber daya manusia yang tepat, sesuai dengan kemampuan yang dibutuhkan oleh unit-unit kerja yang bersangkutan. Penentuan sumber daya manusia yang akan dipilih harus benar-benar yang diperlukan, bukan karena ada tenaga tersedia. Oleh sebab itu system rekruitmen yang mencakup seleksi harus terlebih dahulu dikembangkan secara matang.

(2) Pengembangan (development) Dengan adanya tenaga atau sumber daya, yang telah diperoleh suatu organisasi, maka perlu diadakan pengembangan tenaga sampai pada taraf tertentu sesuai dengan pengembangan organisasi itu. Pengembangan sumber daya ini penting, searah dengan pengembangan organisasi. Apabila organisasi itu ingin berkembang maka seyogianya diikuti oleh pengembangan sumber daya manusia. Pengembangan sumber daya manusia ini dapat dilaksanakan melalui pendidikan dan pelatihan yang berkesinambungan. Definisi pengembangan karyawan adalah suatu usaha untuk meningkatkan kemampuan teknis, teoritis, konseptual dan moral karyawan sesuai dengan kebutuhan pekerjaan/jabatan melalui pendidikan dan pelatihan. Adapun tujuan dari pengembangan karyawan adalah menyangkut beberapa hal, diantaranya :

a. Produktivitas Kerja

Dengan pengembangan, produktivitas kerja karyawan akan meningkat, kualitas dan kuantitas produksi semakin baik, karena technical skill, human skill dan managerial skill karyawan yang semakin membaik

b. Efisiensi

Penegmbangan karyawan bertujuan untuk meningkatkan efisiensi tenaga, waktu, bahan baku dan mengurangi ausnya mesin-mesin. Pemborosan berkurang, biaya produksi relative mengecil sehingga daya saing perusahaan semakin besar

c. Mengurangi Kerusakan

Pengembangn karyawan juga bertujuan untuk mengurangi kerusakan barang, produksi dan mesin-mesin karena karyawan semakin ahli dan terampil dalam melaksanaan pekerjaannya.

d. Mengurangi kecelakaan

Pengembangan bertujuan untuk mengurangi tingkat kecelakaan karyawan, sehingga jumlah biaya pengobatan yang dikeluarkan perusahaan berkurang

e. Meningkatkan Service

Pengembangan akan meningkatkan kualitas layanan yang lebih baik dari karyawan kepada nasabah perusahaan, karena pemberian pelayanan yang baik merupakan daya penarik yang sangat penting bagi rekanan-rekanan perusahaan yang bersangkutan

f. Moral

Dengan pengembangan, moral karyawan akan lebih baik karena keahlian dan ketrampilannya sesuai dengan pekerjaannya sehingga mereka antusias untuk menyelesaikan pekerjaannya dengan baik

g. Karir

Dengan pengembangan,, kesempatan untuk untuk meningkatkan karir karyawan semakin besar, karena keahlian, ketrampilan dan prestasi kerjanya lebih baik. Promosi ilmiah biasanya didasarkan kepada keahlian dan prestasi kerja seseorang

h. Konseptual

Dengan pengembangan, manajer semakin cakap dan cepat dalam mengambil keputusan yang lebih baik karena technical skill, human skill dan managerial skill-nya lebih baik

i. Leadership

Dengan pengembangan kepemimpinan seorang manajer akan lebih baik, human relation-nya lebih luwes, motivasinya terarah sehingga pembinaan kerja sama vertical dan horizontal semakin harmonis

j. Incentives

Pengembangan juga dimaksudkan untuk meningkatkan insentif, fee, maupun benefit yang didasarkan pada prestasi kerja para karyawa.

k. Consumer Satisfaction

Pengembangan para karyawan akan searah dengan pengembangan kualitas produk, dan layanan sehingga tentunya akan berkaitan dengan kepuasan konsumen.

Pelaksanaan pengembangan harus didasarkan pada metode-metode yang telah ditetapkan dalam program pengembangan perusahaan yang dirumuskan oleh bagian atau suatu tim pengembangan. Metode pengembangan terdiri atas metode latihan atau training yang diberikan kepada karyawan operasional dan metode pendidikan atau lecturing yang khusus diberikan kepada karyawan manajerial.

(3) Kompensasi (compensation) Kompensasi adalah merupakan fungsi manajemen yang sangat penting. Melalui fungsi ini organisasi memberikan balas jasa yang memadai dan layak kepada karyawan. Hal ini wajar karena karyawan sebagai sumber daya manusia organisasi tersebut telah memberikan jasanya yang besar terhadap pencapaian tujuan organisasi. Dari hasil-hasil penelitian, meskipun kompensasi bukan hanya berupa materi atau uang, namun bentuk gaji sangat penting untuk meningkatkan hasil kerja.

(4) Pengintegrasian (integration) Integrasi adalah kegiatan manajemen yang bertujuan untuk rekonsiliasi kepentingan-kepentingan karyawan dalam suatu organiasasi. Telah di sadari bersama bahwa dalam pelaksanaan kegiatan organisasi sering terjadi benturan kepentingan di antara karyawan atau antara karyawan dengan manajer. Untuk itulah pentingnya fungsi integrasi ini agar diperoleh kesepakatan kembali dalam pelaksanaan kegiatan organisasi.

(5) Pemeliharaan (maintenance) Kemampuan-kemampuan atau keahlian (skill) dari sumber daya manusia yang telah dimiliki oleh suatu organisasi perlu dipelihara (maintenance). Karena kemampuan tersebut adalah merupakan asset yang penting bagi terlaksananya tugas dan tujuan organisasi. Fungsi pemeliharaan ini termasuk juga jaminan kesehatan dan keselamatan kerja karyawan.

(6) Pemutusan Hubungan Tenaga Kerja (separation)

Seorang karyawan tidak mungkin akan selalu bekerja pada organisasi tertentu. Pada suatu ketika paling tidak mereka harus memutuskan hubungan kerja dengan cara pensiun. Untuk itu maka tenaga kerja atau karyawan tersebut harus kembali ke masyarakat. Organisasi harus bertanggung jawab dalam memutuskan hubungan kerja ini sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku, dan menjamin warga masyarakat yang dikembalikan itu berada dalam keadaan yang sebaik mungkin. Seorang manajer sumber daya manusia harus melaksanakan fungsi ini dengan baik

IV. PENGERTIAN PEGAWAI NEGERI

Pegawai negeri sipil atau PNS adalah setiap warga negara Republik Indonesia yang telah memenuhi syarat yang ditentukan, diangkat oleh pejabat yang berwenang dan diserahi tugas dalam suatu jabatan negeri, atau diserahi tugas negara lainnya, dan digaji berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Pengertian PNS tersebut dinyatakan dalam Undang-Undang No. 43 tahun 1999 tentang Perubahan Atas Undang-Undang No. 8 tahun 1974 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian.

Pada tahun 2014 undang-undang ini diganti dengan Undang-Undang No. 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara, yang menyatakan bahwa PNS adalah warga negara Indonesia yang memenuhi syarat tertentu, diangkat sebagai Pegawai Aparatur Sipil Negara (ASN) secara tetap oleh pejabat pembina kepegawaian untuk menduduki jabatan pemerintahan.

Bedasarkan pada pengertian sebagaimana tersebut diatas, maka untuk dapat disebut sebagai pegawai negeri sipil, harus memenuhi beberapa unsur yaitu:

1. Warga negara indonesia

2. Memenuhi syarat yang telah ditentukan Undang-undang

3. Diangkat oleh pejabat yang berwenang

4. Diserahi tugas dalam suatu jabatan negeri atau diserahi tugas negara lainnya

5. Digaji bedasarkan peraturan perundang-udangan yang berlaku