PENGERTIAN MANAJEMEN PERSONALIA

PENGERTIAN MANAJEMEN PERSONALIA

Didalam masyarakat yang semakin berkembang, manusia senantiasa mempunyai kedudukan yang makin penting. Meskipun kita berada,
atau sedang menuju dalam masyarakat yang berorientasi kerja, yang memandang kerja adalah suatu yang mulia, kita tidaklah berarti mengabaikan manusia yang melaksanakan pekerjaan tersebut. Pandangan atau falsafah yang dimiliki masyarakat menunjukan hal tersebut dengan smakin kuatnya permintaan untuk memperhatikan aspek manusia dan bukan hanya aspek teknologi dan ekonomi dalam setiap usaha. Dalam berbagai keadaan, nilai-nilai manusiawi bisa diselaraskan secara baik dengan aspek teknologi.

Adalah menjadi tugas manajemen personalia untuk mempelajari dan mengembangkan berbagai jalan agar manusia bisa diintegrasikan secara efektif ke dalam berbagai organisasi yang diperlukan oleh masyarakat. Organisasi bisa dipandang sebagai suatu unit yang merubah input menjadi output yang diperlukan masyarakat. Masyarakat mmerlukan berbagai jenis organisasi, seperti organisasi pendidikan, lembaga kesehatan, angkatan bersenjata, organisasi keagamaan dan perusahaan-perusahaan. Manusiabukan hanya mengkonsumir produk yang dihasilkan organisasi-organisasi tersebut, tetapi mereka juga merupakan bagian yang utama dalam pemrosesan input menjadi output, menjadikomponen utama dalam organisasi.

Bidang manajemen personalia memerlukan pengetahuan yang luas menyangkut bidang ilmu psikologi, sosiologi, ekonomi dan administrasi. Berbagai masalah dlam manajemen personalia memerlukan studi analitis untuk memecahkannya, dan juga memerlukan kemampuan untuk memahami sesuatu yang tidak logis, kemempuan untuk memprosyeksikan diri ke dalam suatu posisi yang lain tanpa khilangan perspektip manusia. Usaha untuk mengintegrasikan manusia dan organisasi telah menjadi makin sulit dengan adanya perubahan dalam masyarakat itu sendiri.

Persoalan yang dihadapi akan semakin sulit karena terjadinya perubahan-perubahan di dalam komposisi angkatan kerja, nilai-nilai/pandangan hidup dari apra karyawan, permintaan dari pengusaha, dan permintaan dari masyarakat. Perubahan komposisi angkatan kerja disebabkan oleh:

1. Tingginya tingkat pendidikan dari angkatan kerja secara keseluruhan

2. Makin banyak pekerja/karyawan wanita

3. Makn banyak pekerja wanita yang telah berkeluarga

4. Bertambahnya karyawan-karyawan asing

Karyawan juga mulai memikirkan bahwa kerja bukanlah hanya sekedar untuk memperoleh imbalan yang tinggi, tetapi juga memikirkan untuk manyatakan dirinya (self actualization). Sedangkan daripihak pengusaha persyaratan-persyaratan yang diminta akan makin tinggi. Tenga-tenaga yang mempunyai tingkat keterampilan tinggi makin banyak diminta. Dan dari piohak masyarakat, tercermin lewat peraturan-peraturan yang dikeluarkan oleh pemerintah maupun oleh lembaga-lembaga perwakilan. Peraturan mengenai ketenagakerjaan mulai banyak disorot dan diperhatikan, sesuai dengan perkembangan perekonomian dan masyarakat. Dengan demikian manajer personalia harus bekerja ditengah tiga kekuatan utama yaitu:

1. Perusahaan

Yang berkeinginan untuk disediakan tenaga kerja yang mampu dan mau bekerja sama untuk mencapai tujuan perusahaan.

2. Karyawan & organisasinya

Yang menginginkan agar kebutuhan fisik dan psikologis merka terpenuhi

3. Masyakrakat umum

Lewat lebaga perwakilannya yang menginginkan agar perusahaan mampunyai tanggungjawab yang luas untuk mengembangkan dan melindungi sumber-sumber manusia dari perlakuan diskriminatif

I. DEFINISI MANAJEMEN PERSONALIA

Ada dua kelompok fungsi dalam manajemen personalia yaitu fungsi manajerial dan operatif. Seorang manajer adalah seorang yang menjalankan wewenangnya dan kepemimpinannya terhadap personalia lain. jadi direktur suatu perusahaan tentu seorang manajer, demikian juga kepala bagian atau supervisor. Sebaliknya seorang operator adalah seorang yang tidak mempunyai wewenang terhadap orang lain, ia hanya menerima suatu tugas dan amnejalankannya di bawah pengawasan manajerial. Jadi seorang manajer personalia adalah seorang manajer, dan karenanya ia harus menjalankan berbagai fungsi dasar adari manajemen. Meskipun demikian definisi lengkap dari manajemen personalia haruslah memasukan juga fungsi-fungsi operasional di bidangnya. Seperti fungsi-fungsi berikut;

1. Perencanaan

Setiap manajer pastilah manyadari arti pentingnya perencanaan. Karenanya mereka perlu mencurahkan sebagianbesar waktunya untuk fungsi perencanaan ini. Untuk manajer personalia perencanaan berarti menentukan lebih dulu program personalia yang akan membantu mencapai tujuan perusahaan yang telah ditetapkan. Tentu saja penetapan  tujuan ini akan memerlukan partisipasi aktif dari manajer personalia, sesuai dengan pengetahuannya di bidang sumber-sumber manusia

2. Pengorganisasian

Setelah apa yang dilakukan telah diputusakan maka perlu dibuat organisasi uuntuk melaksanakannya. Organisasi merupakan suatu alat untuk mencapai tujuan. Jika perusahaan telah menentukan fungsi-fungsi yang harus dijalankan oleh para karyawan maka manajer personalia haruslah membentuk organisasi dengan merancang susunan dari berbagai hubungan antara jabatan, personalia, dan faktor-faktor fisik. Karena rumitnya hubungan yang terjadi diantara jabatan-jabatan yang ada, maka banyak pimpinan perusahaan yang mengharapkan agar manajer personalia bisa memberikan saran untuk organisasi secara keseluruhan.

3. Pengarahan

Kalau kita sudah mempunyai rencana dan sudah mempunyai organisasi untuk melaksakan rencana tersebut, maka sudah selayaknya kalau fungsi selanjutnya adalah melaksankan pekerjaan tersebut. Pada definisi kita diatas, kita menggunakan istilah pengarahan, tetapi mungkin adal pula yang menggunakan istilah lain seperti, motivasi atau pemberian perintah. Fungsi ini berarti mengusahakan agar karyawan mau bekerjasama secara efektif.

4. Pengawasan

Setelah fungsi-fungsi personalia dilaksanakan, apa yang harus dilakukan ileh manajer personalia? Maka selanjutnya yaitu mengamati dan membandingkan pelaksanaan dengan rencana dan mengoreksinya apabila terjadi penyimpangan, atau kalau perlu menyesuaikan kembali rencana yang telah dibuat. Dengan demikian pengawasan adalah fungsi manajemen yang menyangkut maslah pengaturan berbagai kegiatan sesuai dengan rencana personalia, yang dirumuskan sebagai dasar analisa dari tujuan organisasi  yang fundamental.

Keempat fungsi manajemen tersebut merupakan fungsi-fungsi dasar dari para manajer. Meskipun demikian dalam manajemen personalia hanya akan mengkaji lima fungsi operasional yaitu;

1. Pengadaan

Fungsi ini adalah memperoleh jumlah dan jenis karyawan yang tepat untuk mencapai tujuan organisasi. Fungsi ini terutama menyangkut tentang penentuan kebutuhan tenaga kerja dan penarikannya, seleksi dan penempatannya. Menentukan kebutuhan tenaga kerja menyangkut mutu maupun jumlah tenaga kerjanya, sedangkan seleksi dan penempatan menyangkut maslaah memilih dan menarik tenaga kerja, pembahasan formulir-formulir lamaran, test psikologis dan wawancara.

2. Pengembangan

Setelah karyawan diperoleh, sudah selayaknya jika mereka dikembangkan. Pengemabangan ini dilakukan untuk meningkatakan keterampilan lewat latihan, yang diperlukan untuk dapat menjalankan tugas dengan baik. Kegiatan ini makin menjadi penting karena berkembangnya teknologi, dan makin kompleksnya tugas-tugas manajer.

3. Kompensasi

Fungsi ini dapat didefinisikan sebagai pemberian penghargaan yang adil dan layak terhadap para keryawan sesuai dengan sumbangan mereka untuk mencapai tujuan organisasi. Meskipun berbagai penelitian moral karyawan pada akhir-akhir ini menunjukan kecenderungan berkurang arti pentingnya “monetary in come”, namun walaupun demikian pemberian kompensasi tetap merupakan salah satu fungsi terpenting.

4. Integrasi

Meskipun sudah memperoleh karyawan, mengembangkan karyawan dan memberikan kompensasi yang wajar, kita tetap mengahdapi problem yang sulit, yakni integrasi. Integrasi ini menyangkut penyesuaian keinginan dari para individu dengan keinginan organisasi dan masyarakat. Dengan demikian kita perlu memahami perasaan dan sikap dari para keryawan untuk dipertimbangkan dalam pembuatan berbagai kebijaksanaan organisasi.

5. Pemeliharaan

Fungsi operasional yang terakhir adalah mempertahankan dan meningkatkan kondisi yang telah ada. Fungsi ini, tentu saja mengharuskan dilaksanakannya keempat fungsi lainnya secara terus menerus. Tetapi pada fungsi ini perhatian akan dititikbertakan pada pemeliaharaan kondisi fisik dari apara karyawan dan pemeliharaan sikap yang menyenangkan.

Dengan demikian dapat disimpulkan definisi Manajemen Personalia ini yaitu “Perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan dari pengadaan pengembangan, pemberian kompensasi, pengintegrasian dan pemeliharaan tenga kerja dengan maksud untuk membantu mencapai tujuan perusahaanm individu dan msyarakat.

II. SIFAT MANAJEMEN PERSONALIA

Dalam setiap organisasi mungkin dan biasanya perlu untuk membedakan antara fungsi garis dan fungsi staff. Kedua istilah tersebut merupakan masalah dalam organisasi. Setiap organisasi dibentuk bedasarkan tujuan dasar tertentu. Sebagai hasil, tujuan suatu perusahaan industri adalah untuk menghasilkan dan menjual barang dan jasa inilah untuk memperoleh suatu penghasilan tertentu. Fungsi garis adalah setiap funsi yang sangat penting dan menyumbangkan secara langsung pencapaian tujuan organsiasi yang utama. Dalam perusahaan industri, fungsi-fungsi yang biasa disebut sebagai fungsi garis adalah produksi, pemasaran dan keuangan. Fungsi staff dalah fungsi yang tidak menyumbangkan secara langsung pencapaian tujuan dasar, tetapi melakukannya secara tidak langsung denagn membantu dan memberikan fasilitas kepada pelaksanaan fungsi garis. Misalnya beberapa fungsi personalia seringkali dipisahkan ke dalam departemen staff khusus untuk memeberikan bantuan kepada manajer garis dengan memberikan karyawan yang diperlukan untuk memebantu dalam latihan dan sebagainya. Tetapi hendaknya jelas dipahami bahwa tidaklah bisa atau tidak disarankan untuk memisahkan seluruh fungsi manajemen personalia dari manajer garis.

Semua tanggungjawab dari pekerjaan karyawan tidaklah bisa dan harus tidak dipusatkan pada suatu depertemen personalia. Dalam kebanyakan bidang, suatu “staff service unit” hanyalah bisa membantu manajer operasionil dan bukan diandalakan untuk sepenuhnya melepaskan diri dari tanggungjawab personalia. Jadi semua manajer haruslah mau tidak mau menjadi “manajer personalia” dalam arti selalu mengahdapi maslah personalia. Tentu saja ini bukan berbarti mengabaikan bantuan staff dalam personalia. Hanya perlu diingat bahwa tugas depatemen personalia sebenarnya lebih bersifat staff.

Sumber

Drs. Heidjrachman R & Drs. Suad H, M.B.A ; 1984