ANALISA JABATAN DAN KEBUTUHAN TENAGA KERJA

ANALISA JABATAN DAN KEBUTUHAN TENAGA KERJA

Fungsi operasional manajemen personalia yang pertama adalah pengadaan tenaga kerja bagi keperluan organisasi/perusahaan.

Masalah penentuan kebutuhan tanga kerja, tidaklah hanya menyangkut bagian personalia, tetapi juga untuk seluruh bagian/divisi dalam perusahaan tersebut. Sebab nantinya karyawan akan akan bekerja bada bagian-bagian diluar bagian personalia, sesuai kebutuhan. Oleh karena itulah perlu kerjasama antara bagian yang memerlukannya dengan bagian personalia.

I. MUTU TENAGA KERJA

Agar supaya karyawan yang akan kita tarik untuk bekerja di perusahaan sesuai dengan keinginan perusahaan, maka terlebih dahulu harus ditetapkan standar pesonalia sebagai pembandingnya. Standar ini merupakan persyaratan minimum yang harus dipenuhi agar sesorang karyawan bisa menjalankan pekerjaannya dengan baik. Penentuan mutu ini manyangkut masalah:

1. Rancangan dari jabatan

2. Studi terhadap tugas dan kewajiban suatu jabatan untuk menentukan kemampuan

    karyawan yang diperlukan bagi jabatan tersebut

Studi terhadap isi suatu jabatan untuk menentukan kebutuhan karyawan biasa disebut sebagai analisa jabatan. Tugas ini biasa dilakukan oleh bagian personalia, tetapi mungkin juga, terutama di dalam perusahaan-perusahaan kecil, harus dilakukan oleh manajer garis (line manajer)

1. Analisa Jabatan

Analisa jabatan merupakan suatu proses untuk mempelajari dan mengumpulkan berbagai informasi yang berhubungan dengan berbagai operasi dan kewajiban suatu jabatan. Dengan demikian analisa jabatan akan mencoba mengupas suatu jabatan dengan memberi jawaban atas pertanyaan tentang apa yang harus dilakukan, bagaimana menjalankannya, mengapa pekerjaan tersebut harus dilakukan. Proses analisa jabatan sendiri sebenarnya merupakan suatu pengumpulan data. Berbagai pendekatan dapat dipergunakan untuk melakukan studi terhadap suatu jabatan, dan yang biasa dipergunakan adalah:

a. Kuisioner

b. Menuliskan cerita singkat

c. Pengamatan

d. Wawancara

Pendekatan yang paling sering diguakan adalah interview dan biasa dipergunakan baik untuk pekerja harian maupun bulanan. Selain interview pendekatan kedua yang biasa digunakan lain adalah observasi, terutama untuk pekerja-pekerja harian. Sedangkan untuk menulis cerita singkat dan kuisioner menduduki urutan paling bawah.

Walau demikian setiap teknik memiliki kelemahan dan kelebihan masing-masing. Kelemahan teknik menulis cerita singkat dan kuisioner terletak pada data yang diperoleh seringkali tidak lengkap, tidak teratur dan kadang juga tidak kompak. Tetapi kebaikannya adalah bisa dipergunakan sebagai latar belakang pengetahuan untuk melakukan interview terhadap pemangku-pemangku jabatan. Sedangkan metode ketiga dan keempat terutama memberikan data yang lebih lengkap, lebih teliti dan penggunaan waktu yang lebih baik. Jika pelaksanaan tugas merupakan pekerjaan yang sederhana dan berulang-ulang, maka teknik obesrvasi biasanya yang dipergunakan.

Karena banyak para analis jabatan yang menggunakan teknik wawancara sebagai metode pengumpulan data, maka beberapa sikap dasar dan teknik yang bisa dipergunakan untuk memperoleh informasi yang lengkap dan akurat perlu diperhatikan. Sikap-sikap dan teknik-teknk tersebut bisa membantu para analis jabatan untuk mengurangi kecurigaan baik dari karyawan maupun para pengawas yang sedang dianalisa jabatannya. Diantara berbagai sikap teknik tersebut adalah;

A. Cobalah perkenalkan diri saudara, shingga para karyawan tahu siapa saudara dan 

     mengapa saudara berada di temat tersebut.

B. Tunjukan minat yang sungguh-sungguh terhadap pekerja dan jabatan yang saudara 

     analisa.

C. Jangan mencoba untuk memberitahu karyawan bagaimana menjalankan pekerjaan 

     tersebut.

D. Coba berbicara kepada karyawan dan supervisi di dalam bahasa mereka.

E. Jangan mengacaukan antara pekerjaan dengan pekerja. Ingat bahwa yang kita analisa 

     adalah jabatannya.

F. lakukanlah studi jabatan tersebut dengan lengkap sesuai dengan tujuan program yang 

    telah dibuat.

G. Periksalah informasi jabatan yang telah saudara peroleh.

2. Deskripsi Jabatan

Hasil pertama yang segera diperoleh dari proses analis jabatan adalah deskripsijabatan. Deskripsi jabatan merupakan suatu statement yang teratur, dari berbagai tugas dan kewajiban suatu jabatan tertentu. Penyusunan statement ini hendaknya bisa mudah dipahami. Cara yang biasa digunakan adalah;

a. Identifikasi jabatan

b. Ringkasan jabatan

c. Tugas yang dilaksanakan

d. Pengawasan yang diberikan dan yang diterima

e. Hubungan dengan jabatan-jabatan lain

f. Bahan-bahan, alat-alat, mesin-mesin yang dipergunakan

g. Kondisi kerja

h. Penjelasan istilah-istilah yang tidak lazim

i. Komentar tambahan untuk melengkapi penjelasan diatas

Didalam membuat deksripsi jabatan bagian terpenting adalah membuat/menuliskan tugas-tugas yang harus dilaksanakan untuk jabatan tersebut. Untuk itu kita bisa mulai menyusun dengan mencoba menjawab pertanyaan-pertanyaan “apa” dan “mengapa” kita melaksanakan pekerjaan tersebut dan “bagaimana” kita melaksanakannya. Sewaktu penyusunannya kita lebih baik memulai dengan kata kerja. Contoh deksripsi jabatan untuk suatu jabatan pada perusahaan galangan kapal;

_________________________________________________________________________

KEPALA BAGIAN KAPAL

Fungsi

Membantu Manaejer Dok dengan memimpin bagian kapal mengatur kegiatan yang berhubungan dengan plat/las/ketel/besi; kayu/layar/cat/batu/kaca; pipa/tembaga dan limbung/alat apung/kapal tunda.

Tugas-tugas Kewajiban

1. Merencanakan kegiatan bagian bengkel kapal

2. Mengorganisir kegiatan-kegiatan dan bengkel kapal

3. Mengarahkan kegiatan-kegiatan bagian dan bengkel kapal

4. Mengkoordinir kegiatan-kegiatan bagian dan bengkel kapal.

5. Mengawasi kegiatan-kegiatan bagian dan bengkel kapal

6. Menandatangani dan mengecek dokumen-dokumen, formulir-formulir dan laporan-laporan sesuai dengan sistem dan prosedur yang berlaku

7. Melaporkan data serta kegiatan bagian dan bengkel kapal

8. Menjamin suasana kerja yang baik

9. Mengambil alih tugas bawhan yang tak dapat/berhalanganmelakukannya

10. Melaksanakan tugas lain yang dibebankan oleh atasan

11. Mendelegasikan tugas-tugas yang dapat dikerjakan oleh bawahan

Wewenang

1. Memberi nasihat, petunjuk dan bimbingan pada bawahan

2. Memberi tindakan pada bawahan

3. Menilai bawahan dan mengusulkan promosi,mutasi bawahan

4. Mengusulkan konsep-konsep pembaharuan sistem kerja bengkel kapal

5. Meminta nasihat, petunjuk, bimbingan pada atasan

6. Meminta fasilitas yang dapat memperlancar pekerjaan

Tanggung Jawab

1. Terhadap pencapaian target serta kelancaran

2. Terhadap informasi yang diberikan

3. Terhadap tugas-tugas yang didelegasikan

4. Terhadap biaya-biaya operasi bengkel kapal

Hubungan

1. Atasan langsung: Manajer Dok

2. Bawahan langsung; kepala seksi plat/las/ketel/besi; kayu/layar/cat/batu/kaca; pipa/tembaga dan limbung/alat apung/kapal tunda.

 ________________________________________________________________________

3. Spesifiksi Jabatan

Sesudah membaca deskripsi jabatan yang kita buat, maka akan timbul pertanyaan selanjutnya, siapa yang akan memegang jabatan tersebut. Dengan kata lain karyawan yang bagaimanakah yang akan bisa memenuhi persyaratan-persyaratan jabatan tersebut. Apakah jabatan tersebut bisa dipegang oleh lulusan SMA atau harus lulusan Perguruan Tinggi? Berapa lama pengalaman yang diperlukan? Pertanyaan-pertanyaan tersebut disusun menjadi apa yang disebut Spesifikasi Jabatan. Pada umumnya spesifikasi jabatan terdiri dari;

a. Identifikasi Jabatan

- Nama            :

- Kode             :

- Bagian           :

b. Persyaratan Kerja

- Pendidikan

- Tingkat kecerdasan minimum yang diperlukan

- Pengalaman yang diperlukan

- Pengetahuan dan keterampilan

- Persyaratan fisik

- Status perkawinan

- Jenis Kelamin

- Usia

- Kewarganegaraan

4. Kegunaan Informasi Analisa Jabatan

Analisa jabatan disamping menghasilkan deksripsi dan spesifikasi jabatan juga mempunyai berbagai kegunaan lainnya. Diantaranya adalah;

a. Pengadaan Tenaga Kerja

Spesifikasi jabatan merupakan standar personalia yang akan dipakai sebagai pembanding para pelamar jabatan tersebut. Isi spesifikasi jabatan akan memberikan dasar pembentukan prosedur seleksi nantinya.

b. Latihan

Uraian tentang tugas-tugas dan perlengkapan yang digunakan akan merupakan bahan pembantu di dalam pengembangan program-program latihan

c. Evaluasi Jabatan

Deskripsi jabatan dan persyaratan-persyaratan yang diinginkannya dapat dinilai untuk menentukan harganya. Dengan demikian tiap-tiap jabatan akan diberikan penghargaan yang layak

d. Penilaian Prestasi

Untuk menentukan apakah suatu pekerjaan bisa dikerjakan/diselesaikan dengan bauk, maka deskripsi jabatan akan sangat membantu dalam penentuan sasaran pekerjaannya.

e. Promosi dan Transfer

Informasi jabatan akan membantu dalam menentukan salinan promosi dan ataupun transfer

f. Organisasi

Informasi jabatan yang diperoleh dari analisa jabatan seringkali menghasilkan petunjuk bahwa oerganisasi yang ada perlu diperbaiki

G. Induksi

Untuk pegawai baru, deskripsi jabatan sangat berguna untuk maskud/tujuan orientasi. Deskripsi jabatan ini akan memberikan gambaran tentang pekerjaan yang harus dilakukan, kepada pegawai baru tersebut.

h. Konseling

Informasi jabatan akan sangat berguna dalam pemberian konsulatasi, baik bagi yang belum bekerja maupun yang sudah bekerja tetapi merasa tidak sesuai dengan jabatannya sekarang ini

i. Memberikan Informasi

Analisa jabatan memberikan keterangan/informasi yang membantu di dalam kemungkinan perubahan jabatan agar supaya bisa diisi oleh karyawan-karyawan dengan sifat khusus

II. JUMLAH KARYAWAN YANG DIPERLUKAN

Maslah kedua dalam penentuan kebutuhan karyawan adalah penentuan jumlah masing-masing jenis karyawan yang diperlukan. Untuk itu kita perlu;

1. Melakukan peramalan/proyeksi terhadap kebutuhan perusahaan untuk suatu periode 

    tertentu

2. Melakukan analisa terhadap kemampuan tenaga kerja yang sekarang ini untuk 

    memenuhi kebutuhan tersebut. Perbedaan antara 1 dan 2 akan memungkinkan 

    perusahaan untuk melakukan pengurangan karyawan dengan jalan melakukan 

    penyesuaian lewat transfer intern atau perluasan (ekspansi) lewat proses penarikan.

1. Peramalan Kebutuhan

Peramalan kebutuhan tenaga kerja sangat erat hubungannya dengan peramalan kondisi perusahaan di masa yang akan datang. Banyaksedikitnya jenis karyawan yang akan diperlukan akan tergantung pada prospek ekonomi perusahaan dan kebijaksanaan perusahaan dalam melakukan investasi peralatan/mesin-mesin yang akan dipakai dalam produksinya.

Meramalkan kebutuhan tenaga kerja biasanya dimulai dari ramalan penjualan. dari ramalan yang telah dibuat, disusunlah rencana produksi, yang biasa disebut sebagai program produksi, master schedule dan department schedule. Untuk bagian penjualan ramalanpenjualan ini biasanya akan diwujudkan sebagai suatu penjualan yang harus tercapai. Setelah itu kita bisa mulai menentukan kebutuhan akan karyawan, slah satu cara yang biasa dipergunakan, terutama untuk karyawan-karyawan operasional adalah dengan menterjemahkan beban kerja ke dalam “man hours” dan menentukan berapa “man hours” yang diperlukan untuk menyelsesaikan satu barang, memproses satu formulir, melayani seseorang langganan dan lain sebagainya. Kemudian beban kerja total “man hours” dibagi dengan “man hours” persatuan barang, akan menghasilkan bebrapa “man hours” yang diperlukan selama periode tersebut dibagi dengan lama kerja tiap karyawan, akan menghasilkan jumlah yang diperlukan.

Sebagai misal, apabila dalam satu bulan direncanakan untuk membuat 22.000 unit, sedangkan proses tiap untuk emmerlukan 0,09 jam kerja karyawan, maka ini berarti sama dengan beban kerja selama 1980 jam kerja karyawan. Kalau setiap karyawan di dalam satu bulan bekerja 180 jam, maka berarti diperlukan 11 orang karyawan.

Cara ini hanya bisa dipergunakanuntuk pekerjaan yang hasilnya diukur satuannya. Sedangkan untuk jenis pekerjaan seperti staff dan mandor, cara ini tidak bisa dipergunakan karena hasil kerjanya tidak bisa diwujudkan satuannya Untuk jenis pekerjaan seperti itu kita harus memperhatikan berbagai faktor seperti kompleksitas pekerjaan, kepandaian karyawan yang diawasi dan lain sebagainya. Dengan kata lain untuk pekerjaan mandor misalnya kita perlu memperhatikan tentang pengawasannya. Bagaimanapun prinsip kewajaran perlu diperhatikan dalam menentukan jumlah karyawan yang diinginkan.

Disamping itu akhir-akhir ini mulai dikembangkan metode penentuan jumlah karyawan dengan mendasarkan pada teori antrian. Cara ini mencoba untuk menentukan jumlah karyawan yang optimal dan beban kerja yang bervariasi tiap harinya. Sepeti misalnya berapa jumlah pewawancara yang diperlukan, apabila datangnya pelamar (yang diwawancarai) tidak teratur/tidak bisa dipastikan. Kalau kita menggunakan banyak pewawancara akibatnya mereka akan sering menganggur, sedangkan kalau terlalu sedikit akan mengakibatkan timbulnya antrian para pelamar yang semakin banyak.

Penggunaan studi juga diperlukan dalam emnentukan lama penyelesaian/pemrosesan suatu barang. Pada contoh diatas misalnya, penentuan 0.09 jam kerja per unit bisa dengan menggunakan cara studi waktu. Cara ini terutama membantu pada operasi/kegiatan-kegiatan yang memerlukan waktu pendek dan terjadi secara teratur.

Hasil yang segera diperoleh dari analisa beban kerja diatas adalah penentuan jumlah karyawan yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu beban kerja tertentu, pada waktu yang tertentu pula. Hasil yang diperoleh bukanlah merupakan suatu angka yang pasti atau eksak, sebab prestasi kerja pada karyawan jelas dipengaruhi oleh berbagai faktor. Tetapi bagaimanapun analisa tersbut akan banyak memberikan manfaat bagi perusahaan untuk mentukanbanyaknya karyawan yang diinginkan.

Pendekatan di atas hanyalah merupakan suatu analisa jangka pendek. Sebab untuk memperkirakan kebutuhan karyawan dalam jangka panjang banyak faktor yang perlu diperhatikan. Faktor tersebut diantaranya:

1. Distribusi umur penduduk

2. Perkembangan teknologi, baik terhdap produk maupun prosesnya

3. Persaingan

4. Tingkat aktivitas ekonomi

5. Rencana pengembangan perusahaan

Tingkat kelahiran yang berubah-ubah dari waktu ke waktu akan memberikan jumlah penduduk yang berbeda-beda untuk masing-masing kelompok umur. Perkembangan teknologi yang makin cepat, akan mengakibatkan diperlukannya tenaga-tenaga profesional/ahli dan tenaga-tenaga teknik. Perubahan sosial yang mungkin terjadi juga mengakibatkan perubahan dalam angkatan kerja dan sifat mereka. Meskipun semua faktor tersebut merupakan hal yang sulit untuk diperkirakan, para manajer personalia haruslah mampu memperhatikan gejala-gejala terhadap faktor-faktor tersebut.

2. Analisa Terhadap Kebutuhan Tenaga Kerja

Kembali pada contoh sebelumnya tentang penentuan jumlah karyawan sebesar 11 orang dengan menggunakan analisa beban kerja. Jika kita benar-benar menarik 11 orang karyawan maka kemungkinan tidak semua karyawan tersebut barada di tempat kerja selama satu bulan. Dengan kata lain, selalu ada kemungkinan bahwa tiap harinya kurang dari 11 orang yang masuk kerja. Karena itu, terlalu riskan apabila kita tidak menggunakan analisa terhadap kebutuhan tenaga kerja. Ada dua maslah utama yang perlu dipertimbangkan yaitu;

1. Tingkat Absensi

Apabila seorang karyawan tidak hadir di tempat kerjanya, ia dikatakan absen. Tingkat abesnsi yang semakinbesar, dengan kata lain makin banyak karyawan yang tidak masuk kerja, akan semakin menyulitkan perusahaan mencapai target produksi misalnya. Tingkat absensi merupakan perbandingan antara hari-hari yang hilang dengan keseluruhan hari yang tersedia untuk bekerja. Hal ini bisa dinyatakan dengan persamaan;

Tingkat abesnsi = hari kerja yang hilang / hari karyawan bekerja + hari karyawan tidak bekerja

Tingginya tingkat absensi akan merugikan perusahaan, meskipun seandainya karyawan tersebut tidak dibayar sewaktu tidak masuk kerja. Kerugian ini terjadi karena jadwal kerja terpaksa tertunda, mutu barang cenderung berkurang, terpaksa melakukan kerja lembur, dan jaminan sosial juga masih harus dibayarkan. Karena itu perusahaan akan berusaha menekan tingkat absensi ini yang pertama harus dilakukan adalah mengetahui penyebab absensinya. Tiap absensi dikelompokan sesuai dengan sebab-sebabnya dan diamati polanya. Untuk itu kita bisa melakukan analisa dengan cara sebagai berikut;

a. Mencatat Nama Karyawan Yang Absen

Seringkali terjadi bahwa tingkat absensi yang tinggi disebabkan karena kelompok karyawan yang sering tidak msuk kerja. Dengan demikian jika kita mempunyai catatan tentang nama-nama karyawan yang sering absen, kita mempunyai dasar untuk melakukan tindakan pendisiplinan.

b. Mencatat Sebab-Sebab Ketidakhadiran

Alasan yang sering terjadi adalah karena faktor sakit sebab-sebab lain biasanya tentang kesulitan transportasi, keperluan-keperluan pribadi, dan menjaga anak-anak. Untuk alasan-alasan sakit perusahaan bisa memberi fasilitas kesehatan kepada karyawan. Perusahaan bisa memberikan jemputan untuk mengatasi transportasi, dan mendirikan tempat merawat anak-anak, agar para karyawan tidak perlu merasa cemas meninggalkan anak-anak di rumah

c. Memperhatikan Kelompok Umur Yang Sering Absen

Pada umumnya karyawan dalam usia belasan mempunyai kecenderungan untuk sering tidak hadir. Sedangkan bagi karyawan yang cukup umur, biasanya mereka jarang tidak masuk kerja. Tetapi untuk karyawan golongan tua absensinya sering dalam waktu lama karena sebab-sebab kesehatan.

d. Kelompok Jenis Kelamin

Kelompok karyawati pada umumnya cenderung untuk sering tidak hadir masuk dibandingkan dengan para karyawan. Sebab biasanya mereka tergolong kelompok penerima upan yang rendah, pekerjaannya dianggap tidak menyenangkan.

e. Hari-Hari Sering Tidak Masuk Kerja

Tabulasi hari-hari sering tidak masuk kerja, akan bisa memberikan pola yang sangat menarik. Biasanya hari sering tidak msuk kerja adalah hari sabtu, atau senin, sesudah hari gajian atau sesudah hari libur.

f. Kondisi Kerja

Disamping sebab-sebab di atas mungkin juga tingginya tingkat absensi disebabkan karena kondisi kerja yangburuk, pekerjaanyang membosankan atau alasan/rekan sekerja tidak menyenangkan.

Setelah memperhatikan tingkat absensi, amka mungkin perusahaan tidak lagi akan menarik 11 orang karyawan, tetapi 12 orang karyawan agar bisa menyelesaikan pekerjaan sesuai dengan rencana.

2. Perputaran Karyawan

Jika kita telah menetapkan 12 orang karyawanyang akan ditarik, berarti kita belum memperhitungkan kemungkinan kehilangan karyawan karena pensiun, meninggal dunia ataupun sebab-sebab lain yang mengakibatkan karyawan meninggalkan perusahan. Karena itu analisa tentang perputaran karyawan perlu dilakukan. Dalam arti yang luas perputaran karyawan diartikan sebagai aliran para karyawan yang masuk dan keluar perusahaan. Perputaran karyawan ini merupakan petunjuk kesetabilan karyawan. Semakin tinggi perputaran karyawan berarti semakin sering terjadi pergantian karyawan, dan hal ini akan merugikan perusahaan, sebab apabila seorang karyawan meninggalkan perusahaan akan membawa biaya seperti:

1. Biaya penarikan karyawan. Menyangkut waktu dan fasilitas untuk wawancara, penarikan 

    dan mempelajari penggantian

2. Biaya latihan.Menyangkut waktu pengawas, departemen personalia dan karyawan yang 

    dilatih

3. Apa yang dikeluarkan buat karyawan lebih kecil dari yang dihasilkan karyawan baru 

    tersebut

4. Tingkat kecelakaan para karyawan baru, biasanya cenderung tinggi

5. Adanya produksi yang hilang selama masa pergantian karyawan

6. Peralatan produksi yang tidak bisa digunakan sepenuhnya

7. Banyaknya Pemborosan karena adanya karyawan baru

8. Perlu melakukan kerja lembur, kalau tidak akan mengalami penundaan penyerahan

Sumber:

Drs. Heidjrachman R & Drs. Suad H, M.B.A ; 1984