KONSEP DASAR SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

 

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

 

I.          KONSEP DASAR SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Sistem adalah rangkaian dari dua atau lebih komponen-komponen yg saling berhubungan dan saling berinteraksi untuk mencapai tujuan (Romney and Steinbart, 2015). Disini perlu dipisahkan terlebih dahulu pengertian atau konsep sistem. Sistem bukan sekedar aplikasi, tetapi aplikasi merupakan bagian dari seistem karena aplikasi merupakan komponen-komponen, entitas atau orang-orang yang berada di dalam sistem tersebut, kemudian saling berhubungan dan saling berinteraski mencapai satu tujuan tertentu sesuai dengan perencanaan. Setiap sistem juga dibuat untuk menangani sesuatu yang berulangkali atau yang secara rutin terjadi.

 

Setiap sistem hampir selalu terdiri dari beberapa subsistem kecil, dimana masing-masing dari subsistem tersebut melakukan fungsi khusus yang penting serta mendukung bagi sistem yang lebih besar. Artinya sebuah sistem sangat memungkinkan terdiri dari subsistem kecil dimana subsistem kecil tersebut akan membentuk suatu sistem yang besar. Masing-masing dari subsitsem tersebut akan saling mendukung bagi sistem yang lebih besar. Seperti misalnya Sistem Informasi Akademik di suatu perguruan tinggi. Sistem Informasi Akademik merupakan suatu sistem yang besar, kemudian di dalam Sistem Informasi Akademik terdiri dari subsistem yaitu:

 

1.    penginputan KRS

2.    penginputan nilai

3.    Pembayaran uang kuliah mahasiswa

4.    Perpustakaan

5.    Pembelajaran dalam jaringan

 

Subsistem tersebut saling berinteraksi dan saling mendukung membentuk suatu sistem yang besar yang disebut Sistim Informasi Akademik.

 

Dalam organisasi/perusahaan ada begitu banyak sistem yang didalamnya terdapat sub-subsistem yang mendukung sistem yang besar tersebut. Sedangkan jika berbicara mengenai SIA, itu juga merupakan bagian dari sistem.

 

 

II.         SISTEM INFORMASI AKUNTANSI (SIA)

SIA adalah Sekumpulan sumber daya, seperti manusia & peralatan, yang dirancang untuk mengubah data keuangan dan data lainnya menjadi informasi. Kata kunci dari SIA adalah adanya sekumpulan sumber daya. Jika dikaitkan dengan suatu sistem, maka sumber daya ini dapat berupa komponen-komponen. Sebagai contoh yang dimaksud dengan sumber daya ini misalkan manusia dan peralatan, dimana peralatan ini dapat berupa peralatan-peralatan yang berhubungan dengan teknologi informasi sperti komputer, aplikasi, jaringan dll. Dari sumber daya yang ada tersebut dirancang secara khusus agar dapat mengubah data keuangan atau informasi keuangan  (seperti transaksi keuangan, pendapatan & pengeluaran kas, persediaan barang dll) menjadi suatu informasi. Jika sudah menjadi suatu informasi maka data keuangan tersebut akan memiliki suatu nilai/value, dimana nilai/value tersebut dapat digunakan atau dimanfaatkan oleh pihak manajemen dalam menentukan keputusan atau kebijakan yang strategis yang berhubungan dengan organisasi atau perusahaan yang dikelola. Untuk dapat membentuk suatu SIA dalam sebuah perusahaan ada 6 komponen yang perlu dibuat atau dirancang yaitu:

 

1.    User/pengguna

Merupakan komponen yang paling pokok dalam sebuah SIA. User juga merupakan bagian-bagian yang saling terkait dan saling terhubung didalam suatu perusahaan untuk mengerjakan aktivitas2 perusahaan. Misalkan SIA Persediaan, maka user-user yang ada di dalamnya adalah:

 

1)     Bagian Manajer

2)     Bagian Gudang

3)     Bagian Pembelian

4)     Bagian Keuangan

5)     Bagian Penjualan

 

Setiap user atau setiap bagian didalam SIA akan memiliki fungsi-fungsi yang berbeda, dimana fungsi2 tersebut akan saling berkaitan dan fungsi-sungsi tersebut akan dilakukan evaluasi atau pengendalian sesuai dengan level manajerialnya atau tingkatannya.

 

2.    Prosedur

Prosedur inilah yang akan menceritakan alur dari SIA. Sebagai contoh SIA persediaan, maka prosedurnya itu menceritakan dan mendeskripsikan bagaimana suatu barang di dalam perusahaan itu dapat masuk dan keluar. Masuknya suatu barang dalam perusahaan karena adanya permintaan dari bagian gudang (bagian gudang memonitoring ada persediaan barang yang hampir habis), bagian gudang mengajukan permintaan untuk pembelian, permintaan pembelian barang diserahkan ke bagian pembelian, kemudian bagian pembelian melakukan validasi terhadap permintaan tersebut, setelah di setujui oleh bagian pembelian lalu bagian pembelian mengajukan permintaan kembali ke bagian keuangan, setelah bagian keuangan menyetujui permintaan bagian pembelian, maka bagian pembelian tersebut melakukan pembelian barang ke supplier, dan setelah barang diterima oleh bagian pembelian, kemudian bagian pembelian menyerahkan barang tersebut ke bagian gudang.

 

                           Prosedur Barang Masuk

                      Prosedur Barang Keluar

Dengan adanya prosedur inilah maka SIA yang sudah dirancang sebelumnya bisa dideskripsikan dengan baik. Selain itu dalam membuat prosedur harus sesuai dengan SOP (standar operasional prosedur) artinya pada setiap bagian memiliki SOP yang harus diikuti.

 

1.    Data

Data merupakan sekumpulan fakta-fakta yang masih mentah dan harus dikelola untuk menghasilkan suatu informasi yang memiliki arti/nilai bagi suatu perusahaan. Data merupakan sumber untuk mengambil keputusan. Data dapat berupa formulir, faktur, laporan, informasi, dll yang memang digunakan dalam proses terlaksananya suatu SIA.

 

2.    Perangkat Lunak

Perangkat lunak disni merupakan aplikasi yang digunakan untuk mengolah SIA. Jika berbicara aplikasi misalnya berbasis web, mobile, dekstop, dll maka perangkat lunak apa yang akan digunakan? Apakah online, offline, dll. Diharapkan ahli SIA mampu menciptakan perangkat lunak untuk mengolah SIA

 

3.    Infrasturktur Teknologi Informasi

Perangkat lunak yang digunakan dalam SIA, agar dapat berjalan secara baik fungsionalitasnya maka perlu didukung infrasturktur teknologi informasi yang memadai. Seperti peralatan-peralatan teknologi informasi yang ada didalamnya, contoh jaringan, web, hosting, domain, dan perangkat-perangkat pendukung yang lainnya, agar setiap aplikasi yang dibuat dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan

 

4.    Sistem Pengendalian Internal

SPI merupakan komponen yang sangat penting yang akan melakukan pengawasan, pengendalian, evaluasi dan kontrol terhadap kelima komponen sebelumnya. Tujuan dari SPI ini adalah untuk menjaga aset-aset perusahaan (kekayaan, mesin, peralatan, data, dll) adanya SPI dalam SIA suatu perusahaan ini untuk melindungi aset tersebut.

 

 

III.           PENTINGNYA KOMPONEN SIA DALAM SUATU PERUSAHAAN

Keenam komponen SIA ini secara bersama-sama memungkinkan suatu SIA memenuhi tiga fungsi penting dalam perusahaan. Artinya SIA dikatakan penting dalam suatu perusahaan yang berhubungan dengan adanya enam komponen tersebut. Pentingnya komponen tersebut diantaranya:

 

1.    Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas2 & transaksi2 yang dilaksanakan oleh organisasi/perusahaan. Dengan basis database atau aplikasi, maka proses untuk mengumpulkan dan menyimpan data terkait tentang aktivitas2 atau transaksi2 akuntansi atau keuangan akan jauh lebih mudah.

 

2.   Mengubah data menjadi informasi yang berguna bagi pihak manajemen untuk membuat keputusan dalam aktivitas perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan. Dimana informasi tersebut dapat digunakan oleh pihak organisasi/perusahaan atau level manajemen untuk mengambil keputusan2 yang strategis terkait perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan.

 

3. Menyediakan pengendalian yang memadai untuk menjaga harta (aset)  organisasi/perusahaan. Sistem pengendalian internal dalam komponen SIA dapat melakukan sebuah pengawasan agar aset dalam organisasi/perusahaan dapat terjaga dengan baik.

 

 

Dedi Darwis, M.Kom

University Teknokrat Indonesia