SISTEM KOMPUTERISASI AKUNTANSI

 

SISTEM KOMPUTERISASI DATA AKUNTANSI

 

Sistem komputerisasi akuntansi merupakan aplikasi dari accounting system yang berbasis sistem database dengan menggunakan teknologi komputer. Prinsip dasarnya sama dengan akuntansi manual namun, karena sumber dayanya berbeda-beda, maka proses pengolahan data keuangan dengan metode tangan atau mesin ketik terlihat sangat berbeda dengan proses akintansi pada sistem komputerisasi.

 

Dalam sistem komputerisasi, sejumlah kegiatan akuntansi tidak dilakukan lagi sebab sistem komputerisasi akuntansi dapat memproses transaksi dan menyusun laporan keuangan dengan sedikit sekali campur tangan manusia. Komputerisasi skuntansi didesain untuk mempermudah pekerjaan akuntansi, namun keberhasulan komputer akuntansi membutuhkan penguasaan teknologi informasi dan komputer.

 

 

I.          SISTEM KOMPUTERISASI AKUNTANSI

Komputerisasi adalah sistem elektronik untuk memanipulasi data yang cepat dan tepat serta dirancang dan diorganisasikan supaya secara otomatis menerima dan menyimpan data input, memprosesnya dan menghasilkan output di bawah pengawasan suatu langkah-langkah instruksi program yang tersimpan di memori. Komputerisasi meupakan aktivitas yang berbasis pada komputer.

 

Seiring perkembangan teknologi informasi, sistem komputerisasi ddata akuntansi mengalami perubahan akibat pengaruh penggunaan teknologi komputer. Sistem ini menciptakan banyaj kemudahan dalam menyelesaikan persoalan akuntansi, namun tetap memenuhi prinsip-prinsip akuntansi. Di dalam mengaplikasikan teknologi, tingkat kemampuan pemaki menggunakan teknologi sangat menentukan. Diperlukan penugasan pengetahuan bagi pemakai, sebab adakalanya seorang selalu ingin mempertahankan kebiasaannya dan ini merupakan hambatan utama dalam pengembangan sistem. Tingkat pengetahuan karyawan dan kecenderungan personal untuk memperthankankebiasaaannya merupakan hambatan utama dalam pengembangan sistem.

 

 

 

 

 

Proses akuntansi secara komputerisasi

 

 

II.         PERBEDAAN SISTEM AKUNTANSI MANUAL DAN KOMPUTER

Karakteristiik sistem akuntansi komputer adalah sebagai berikut:

1.      Modul buku besar menjadi sebagai data stronge

2.       Kebutuhan informasi dapat dilakukan langsung ke database

3.      Informasi keuangan dapat dimunculkan secara serentak melalui media windows

4.    Pencatatan data akuntansi berupa buku besar dan buku pembantu disimpan disistem yang tersedia

5.      Perangkat keras dan perangakat lunak teknologi dominan digunakan

6.      Dapat dialukan jejak audit bedasarkan bagan alir program dan bagan alir sistem yang tersedia

7.      Peran tenaga manusia terbatas pada entry data

8.      Rawan terhadap serangan virus komputer

 

Karakteristik akuntansi sistem manual adalah sebagai berikut:

1.      Sistem manual berperan sebagai pengendali

2.      Keterbatasan output pada saat selesainya pekerjaan laporan akhir. Sedangkan laporan di bagian awal, tengah, sulit untuk dibuat dengan segera.

3.     Pengamanan bukti-bukti pembukuan, baik dokumen semuber maupun dokumen pendukung harus dijaga dengan ketat dan rahasia

4.      Membutukan waktu dan tenaga yang optimal untuk melakukan jejak audit

5.      Maksimalisasi pemakaian tenaga manusai untuk proses entry data

6.      Penerapan aturan yang berlapis sesyai hirarki organisasi dlam penerapan kontrol terhadap manusia.

 

 

III.       PENGOLAHAN DATA ELEKTORNIK

Sistem pengolahan data elektronik menggunakan media komputer terdiri dari beberapa mekanisme kerja , yaitu sistem tidak langsung, sistem langsung dan database.

 

1.      Sistem Tidak Langsung

Sistem tidak langsung merupakan cara pencatatan transaksi secara menumpuk, dengan pengertian transaksi akan diproses apabila sudah pada jumlah tertentu dan ini biasanya terdapat pada transaksi yang memiliki intensitas rendah. Sistem ini merupakan sistem yang paling lama digunakan dan paling populer. Sistem tidak langsung ini hanya memproses data setelah data itu terkumpul atau menumpuk terlebih dahulu. Tetapi bukanberarti tidak dikerjakan, hanya disesuaikan dengan ritme kerja di perusahaan tersebut.

Dalam, sistem, tidak langsung, dokumen yang sudah dikumpulkan dan entry ke file input yang bisa terbaca komputer. File tersebut diprosed oleh central processing unit (CPU) untuk menghasilkan file output, baik dalam bentuk hardcopy maupun file dalam media penyimpanan eksternal lainnya. Pendekatan sistem ini diterapkan untuk aplikasi yang memiliki jumlah data terbatas sehingga diperlukan pemeriksaan pendahuluan yang cermat sebelum data diolah.

 

 

 

 

 

 

 

 

Proses kerja sistem tidak langsung

 

Kelebihan dari penggunaan sistem tidak langsung ini yaitu sebagai berikut:

1.      Setiap personil dalam perusahaan dapat dengan mudah memahami prosedur kerja sistem ini.

2.      Cara kerja sistem tidak langsung ini tidak akan merubah sistem pelaporan yang sudah di rancang dan jejak audit tetap dapat dilaukukan sesuai prosedur.

3.      Menggunakan perangkat lunak yang mudah didesain oleh perancang sistem

4.      Cukup efisien dari sisi biaya oerasional

 

Sedangkan kelemahan dari sistem tidak langsung ini adalah sebagai berikut:

1.      Menyulitkan mencari sesuatu transaksi, karena adanya penumpukan data sebekum di entry .

2.      Berhubung sulit mencari sebuah file yang menumpuk, Maka sistem kerja agak lambat karena transaksi harus dimasukan secara bersama-sama

3.      Memerlukan penyesuaian yang berulang, akibat memasukan transaksi secara menumpuk

4.      Tidak efisien dari sisi waktu

 

2.      Sistem Langsung

Sistem langsung ini merupakan suatu sistem pengolahan data yang membutuhkan tingkat transaksi yang sangat tinggi. Hal ini mengingat bahwa kebutuhan transaksi harus diperoleh pada saat yang sama, sebagai bagian dari pengendalian sistem secara keseluruhan. Sistem ini memungkinkan untuk mengirimkan data ke komputer pusat, diproses dikomputer pusat langsung pada saat diterima dan kemudian mengirimkan kembali hasil pengolahan ke pengirim data saat itu juga. Pada sistem ini, pengolahan data harus perpusat pada CPU yang relatif besar karena sistem ini didukung oleh sistem operasi yang rumit dan sistem aplikasi yang panjang dan kompleks. Mekanisme kerja sistem ini pada waktu memasukan transaksi, otomatis komputer pusat akan aktif dan mengolah masukan dan secara langsung akan melaporkan outputnya melalui layar monitor ataupun berupa hasil cetakan. Pangkalan data yang digunakan biasanya memiliki memori yang sangat besar terutama untuk menampung entry data secara serentak dari berbagai media input.

 

 

A.    Karakteristik Perangkat Keras Sistem Langsung

Sistem langsung ini memiliki karakteristik dalam perangkat keras yang diguankan yaitu sebagai berikut:

a.    Pengolahan data dilakukan terdesentralisasi (terpusat) dengan CPU yang memiliki kapasitas simpanan berukuran besar

b.    Setiap saat file induk (master file) akan di update dan setiap saat bisa dipergunakan. Dengan demikian, diperlukan sistem sentralisasi dalam penggunaan file, guna mencapai efisiensi, dan kehematan sistem.

c.    File harus selalu siap setiap digunakan untuk melayani permintaan pada terminal. Oleh karena itu master file harus tersimpan dalam perangkat input/output yang dapat diakses langsung dan selalu dalam keadaan online.

 

B.    Bentuk Sistem Langsung yang Biasa Digunakan

Bentuk-bentuk sistem langsung yang biasa digunakan oleh perusahaan adalah sebagai berikut:

a.    Sistem inquiry, yaitu sistem yang berfungsi memberikan layanan jawaban dalam jumlah terbatas

b.    Sistem dispatching, yaitu berfungsi melayani pertanyaan-pertanyaan yang diminta oleh terminal dan sistem ini juga mampu meng update dile-file yang tersedia di terminal untuk memudahkan informasi terkini dari akun ytang bersangkutan, biasanya digunakan untuk mengetahui persediaan barang.

 

 

 

 

 

 

 

Sistem Dispatching

 

Saat petugas akan memeriksa pesanan penjualan disetujui atau tidak, maka terminal akan memberikan penjelasan perihal disetujui atau tidaknya pesanan tersebut. Fasilitas ini memungkinkan pengaturan persediaan dapat terpantau setiap saat dan lebih menguntungkan pihak perusahaan untuk melayani pelanggan secara maksimal dan tepat waktu. Sistem ini akan menginformasikan kepada petugas kapan saat persediaan ditambah serta adanya jeda waktu untuk penagihan kredit kepada pelanggan.

 

Data pesanan kemudian dikirim ke terminal untum mebuat salinan faktur penjualan dan secara otomatis piutang dapat diperbaharui, file persediaan akan diperbaharui dan kesiapan untuk melakukan pesanan kemali guna mengisi persediaa. Dengan demikian, dokumen pembelian secara otomatis akan tercatat di terminal, sistem ini dapat juga dirancang membuat analisis tentang produk, pelanggan, wilayah penjualan yang digarap, serta usia piutang dapat diketahui melalui laporan akuntansi.

 

Sistem langsung ini juga memilki kelebihan dan kelemahan. Diantara kelebihan dari sistem langsung ini adalah sebagai berikut:

 

1.   Melalui sistem langusng ini data dapat diolah melalui terminal dan secara langsng melapor bahwa telah terjadi perubahan akun

2.   Ketelitian sistem ini sangat andal, seperti sistem akan langusng menolak apabila ada kekeliruan input data, dan sistem ini akan mengedit dan memperbahasui data terakhir.

3.   Sistem ini dapat menampilkan informasi yang dibutuhkan pada saat kapanpun juga sesuai kebutuhan, terutama dalam pembuatan keputusan untuk melakukan pesanan kembali guna menambah persediaan.

 

Sedangkan kelemahan dari sistem langsung ini adalah sebagai berikut:

1.   Investasi tinggi dan cukup mahal untuk menggunakan sistem ini.

2.   Perangkat keras dan perangkat lunakdibutuhkan beserta memori untuk operasional sistem ini dan akan efektif jika telah ada jaringan dalam perusahaan.

3.   Sistem ini memiliki perangkat lunak yang dapat mengorganisasi akses random, mengendalikan jaringan komunikasi, dan memproses transaksi dengan multi program.

 

 

3.      SISTEM DATABASE

Database merupakan gabungan file yang memebentuk file utama (masater file) yang saling terkait, dalam database file merupakan gabungan dari record, dan record merupakan gabungan dari filed atau atribut suatu entitas.

 

 

 

 

 

 

Hirarki data dalam database pada gambar tersebut menggambarkan bagaimana data disimpan dalam sistem komputer yang ditunjukan adanya gabungan elemen dasar yang biasa disebut hierarki data dalam sistem database. Bentuk biasa tersebut memiliki struktur catatan yang dicontohkan sebagai berikut.

 

 

 

 

 

 

 

Gabungan filed (atribut suatu entitas) seperti nomor pelanggan, nama pelanggan, alamat pelanggan, nama kota, provinsi, kode pos, serta atribut-atribut lain yang menjelaskan suatu entitas (Seorang pelanggan), bergabung menjadi filed. Gabungan dari filed ini akan membentuk catratan (record), record pelanggan terdiri dari berbagai macam pelanggan, mulai catatan pelanggan pertama samapai catatan pelanggan ke yang lain tergantung banyaknya pelanggan yang dimiliki perusahaan.

 

Gabungan dari record akan membentuk file, misalnya ada file pelanggan, ada file penjualan, dan ada file persediaan. Sama dengan file pelanggan, file penjualan juga merupakan kumpulan dari record (catatan) tentang penjualan, demikian juga file persediaan merupakan kumpulan dari record (catatan) tentang persediaan barang.

 

Gabungan dari file-file tersebut yang saling berhubungan dan dikendalikan secara terpadu akan membentuk database. Dengan demikian sistem database merupakan kumpulan file-file yang terbentuk dari gabungan record (catataan), dan record tersebut berasal dari atribut sebuah entitas yang dinamakan field.

 

Romney (2005) menjelaskan, bahwa ada dua jenis file dasar dalam sistem database, yaitu file utama (master file) dan file transaksi. File utama diibaratkan sebagai buku besar dalam sistem akuntansi manual, file utama menyimpan semua informasi tentang sumber daya perusahaan dan semua elemen yang terkait dalam pelaksanaan perusahaan. Sedangkan file transaksi diibaratkan sebagai jurnal transaksi pada sistem akuntansi manual, yang berisi semua catatan kejadian selama periode akuntansi. File bersifat tidak permanen, selama satu periode akuntansi file ini akan diperbaharui yaitu pada saat penutupan buku besar.

 

Kebutuhan penambahan file utama seiring meluasnya usaha perusahaan tanpa disadari banyak perushaan menjadi tuntuan utama. Memperlakukan data sebagai sumber daya perusahaan yang dikelola dan dijaga secara rahasia oleh seluruh unit atau departemen dalam perusahaan, bukan menjadi tanggung jawab satu departemen saja. Data yang terintegrasi dicapai melalui kombinasi file utama yang dapat diakses secara langsung oleh program aplikasi lain dan kondisi ini dapat dilakukan apabila dikelola dengan menggunakan sebuah program yaitu sistem database Management System (DBMS). DBMS merupakan penghubung antara database dengan program aplikasi lain, adanya kerjasama antara DBMS dengan program aplikasi lain untuk menggunakan database dinamakan sistem database.

 

 

1.      Skema Database

Skema database mendesksripsikan hubungan logis antara satu record (catatan) dengan record lainnya. Pengertian skema in memiliki tiga pendekatan standar yaitu:

 

a.     Skema Tingkat Konseptual,

Yaitu gambaran seluruh tampilan database dalam suatu perusahaan, skema ini mengidentifikasikan semua elemen data dan hubungan antara ata tersebut, yaitu gambaran rincian tentang file palenggan, file persediaan, file penjualan, dan sebagainya. Tingkat ini mendeskripsikan pemetaan ke tingkat internal

 

b.     Skema Tingkat Eksternal

Yaitu penggabungan pandanagan logis pemakai individu tentang elemen-elemen database menjadi pandangan ke tingkat konseptual

 

c.     Skema Tingkat Internal

Yaitu merupakan rincian tentang penyimpanan data pada level yang terendah dari database yang menggambarkan rincian tentang nomor pelanggan, currency, nama pelanggan, riwayat penjualan,dan sebagainya.

 

 

2.      Kelemahan dan Kelebihan Sistem Database

Sistem database ini juga memilki kelebihan dan kelemahan. Diantara kelebihan dari sistem database ini adalah sebagai berikut:

 

a.     Sistem ini dapat diterapkan  untuk pengolahan data secara tidak langsung maupun secara langsung.

b.     File tidak perlu dimutakhirkan, karena pekerjaan ini sudah langsung dilakukan oleh file induk (masterfile). Dan ini dilakukan secara online.

c.     Untuk pemakaian yang lebih maksimal dapat menggunakan program DBMS.

 

Sedangkan kelemahan dari sistem database ini diantaranya sebagai berikut:

a.     Dibutuhkan investasi yang tinggi untuk menggunakan sistem ini

b.     Menggunakan sistem jaringan, dan penggunaan yang tidak benar dapat mendatangkan virus di jaringan

c.     Untuk transaksi yang intensitasnya rendah tidak efektif menggunakan program DBMS

 

 

IV.          PROGRAM APLIKASI

Penggunaan perangkat lunak (software) dalam pengolahan data saat ini sudah umum, pasar perangkat lunak berlomba-lomba menawarkan keunggulan produknya sesuai dengan kebutuhan pemakai. Produsen perangkat lunak membuat perangkat lunak untuk keperluan di berbagai bidang.

 

Kadangkala karena waktu yang sangat pendek terhadap tenggat waktu yang ditentukan oleh manajemen, bagian sistem informasi tidak mampu mengembangkan sendiri aplikasi yang diperlukan perusahaan. Sebagai gantinya dilakukan pembelian paket perangkat lunak, yaitu perangkat lunak yang dibuat oleh suatu vendor yang ditujukan untuk menangani masalah tertentu. Dengan menggunakan perangkat lunak seperti ini. Para spesialis sistem informasi tidak perlu membuat program dan tentu akan mennyingkat waktu tersedianya sistem informasi yang dikehendaki.

 

Beberapa modul perangkat lunak yang tersedia saat ini dipasaran secara ringkas dapat dijelaskan sebagai berikut:

 

1.      MYOB

MYOB (Mind You Own Business) merupakan program menajemen bisnis yang terpadu yang dijalankan pada sistem operasi windows. Saat ini sudah lebih dari ribuan salinan program MIYOB dipakai di beberapa naegara maju, seperti AS, Australia, Kanada, Inggris dan negara2 lainnya. Demikian pula halnya di Indonesia, mulai dipasarkan produk MYOB sejak tahun 1999. Pada produk MYOB accounting plus, program ini tidak hanya mengotomatisasi pembukuan, tapi juga mengintegrasikan secara lengkap seluruh fungsi akuntansi ke dalam satu program aplikasi.

 

Penggunaan program ini dapoat menghemat biaya, sebab mengurangi penggunaan kertas dalam membuat dokumen, di samping itu juga menghemat waktu untuk menelusuri kesalahan, lebih mudah dalam menyiapkan laporan keuangan dan laporan lainnya, serta lebih fleksibel karena mudah disesuaikan dengan sistem akuntansi perusahaan.

 

2.      General Ledger (AccPac)

Accpac General Ledger ini adalah sebuah kumpulan buku besar pada sistem akuntansi, semua transaksi keuangan akan disatukan dan di input / dkumpulkan (batch) sebelum proses penempatan ke laporan buku besar. Program aplikasi ini lebih fokus pada general ledger system, pada sistem kumpulan buku besar memiliki beberapa keunggulan sebagai berikut:

 

a.     Pengelompokan transaksi seuai jenisnya.

b.     Sebelum tutup buku, masih ada kesempatan untuk melakukan cetak dan perbaikan kesalahan.

c.     Laporan keuangan sementara dapat dihasilkan dengan penempatan. Penempatan sementara untuk mengetahui pengaruhnya.

d.     Lebih mudah melakukan pekerjaan jejak audit serta menghasilkan laporan yang dapat dipercaya.

Pada sistem akuntansi manual, semua transaksi di input pada jurnal dengan saldo debit dan kredit, tanggal, deskripsi, dan keterangan utuk referensi yang perlu ditambahkan.

 

3.      Program Zahir Accounting

Program ini sekarang cukup populer dan pada dasarnya, program ini lebih memfokuskan diri pada pengguna yang tidak memahami teori akuntansi, seperti para pengusaha kecil dan menengah. Kebanyakan para pengusaha kurang memperhatikan manfaat laporan keuangan, seperti laporan laba rugi atau neraca, mereka lebih membutuhkan informasi tentang cash flow, perputaran barang dagangan dan pemasaran. Untuk itu, software ini mencoba menjawabna dengan memasarkan produknya lebih dekat dengan pasar.

 

Melalui aplikasi ini pengguna dapat mengetahui informasi tentang mana produk yang paling menguntungkan, di wilayah mana suatu produk diserap oleh pasar atau wilayah mana penjualan yang paling tinggi, produk jenis apa yang paling laris dan berbagai informasi lain yang dapat membantu mengambil keputusan strategis, baisanya seluruh informasi tersebut disajikan dalam bentuk grafik yang mudah dipahami serta interaktif, selain itu tersedia laporan pendukung lain.

 

Selain dari aplikasi-aplikasi tersebut, masih banyak aplikasi lain yang dapat digunakan dalam sistem komputerisasi data akuntansi seperti: Payroll, General Ledger, Simply Accounting Peachtree, Turbocash, dan lain-lain.