SISTEM DAN TEKNIK DOKUMENTASI

 

SISTEM DAN TEKNIK DOKUMENTASI

 

Dalam menganalisis dan merancang suatu SIA, analisis sistem akan dihadapkan pada beberapa permasalahan yang berkaitan dengan kebutuhan informasi oleh berbagai poihak. Untuk menyelesaikan masalah tersebut, seorang analis sistem harus memiliki bekal teknik pendokumentasian yang baik./ teknik tersebut diharapkan dapat digunakan untuk menganalisis setiap permasalahan yang dihadapi.

 

Dalam Statement of Auditing Standard (SAS) 55, Consideration of the Internal Control Structure in a Financial Statment Audit mensyaratkan auditor independen memiliki pemahaman atas sistem pengendalian internal perusahaan sebelum melakukan audit (Romney, 2005). Atas alasan tersebut, para auditor sistem direkomendasikan untuk menggunakan bagan alir ketika mendokumentasikan sebuah sistem yang komplek dan rumit. Dengan gambar tersebut, auditor sistem akan mudah melihat kelemahan dan kekuatan pengendalian suatu perusahaan.

 

I.          TEKNIK DOKUMENTASI

Adakalanya deskripsi tertulis sebuah sistem sulit dimengerti. Pengalaman menunjukan bahwa sebuah image visual dapat menjelaskan sebuah informasi sistem lebih efektif dan efisien dari sekedar kalimat penjelasan, dokumentasi sistem dapat digunakan secara rutin sebagai desainer dan auditor sistem oleh tenaga akuntansi. Para tenaga akuntansi harus memiliki keahlian dan kemampuan untuk mendokumentasikan sistem dalam bentuk grafis.

 

Dalam menganalisis sebuah sistem, digunakan desain dan teknik dokumentasi sistem, serta hal lain yang terkait dengan sistem itu sendiri, dokumentasi meliputi bentuk naratif, bagan alir (flowchart), diagram dan materi tertulis lainnya, yang menjelaskan bagaimana sebuah sistem bekerja. Informasi ini meliputi, apap, kapan, dimana, mengapa, dan bagaimana data dimasukan, diproses, disimpan, menghasilkan informasi, serta bagaimana pengendalian sistem. Salah satu alat yang sering digunakan untuk mendokumentasikan sistem adalah: diagram arus data dan bagan alir (bagan alir dokumen, bagan alir sistem, bagan alir program). Alat ini dilengkapi deskripsi naratif sistem, yaitu penjelasan pertahap mengenai komponen dan interaksi sistem.

Peran teknik pendokumentasian sebenarnya tergantung dari jenis pekerjaan, teknik pendokumentasian memiliki peran penting dalam hal berikut ini.

 

1.    Sebuah sistem beroperasi dapat terbaca dari dokumentasi yang berbeda

2.    Dapat mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan dokumentasi sistem pengendalian internal dan dapat menetapkan apakah sistem tersebut memenuhi kebutuhan perusahaan.

3.    Sebuah sistem berfungsi secara optimal, apabila sistem tersebut dapat secara mudah dimengerti prosedurnya oleh orang lain dan dalam pengembangan sistem baru harus menunjukan sistem pengendalian internalnya.

 

 

II.         ALAT DOKUMENTASI AKUNTANSI

 

1.      Diagram Arus Data (Data Flow Diagram)

Diagram arus data menggunakan simboil untuk menandakan sebuah proses sumber data dan entitas dalam sebuah sistem. Pemakai utamanya adalah analis sistem dan perancang sistem. Diagram Arus Data digukan oleh analis sistem untuk mendokumentasikan perancangan logis sistem guna membantu pengguna memahami proses kerja sistem. Penggunaan Diagram Arus Data bertujuan untuk memisahkan secara jelas proses logis dari sistem analis dari proses fisik perancangan sistem.

 

A.     Elemen-elemen dalam diagram arus data

Diagram Arus Data disusun bedasarkan beberapa indikator dasar, yaitu: sumber dan tujuan data, arus data, proses, tempat penyimpanan data, dan kamus data. Kelima elemen ini dikombinasikan guna memperlihatkan bagaimana data diproses. Pembuat Diagram Arus Data selalu menggunakan simbol-simbol yang nudah dimengerti oleh pengguna sistem, biasanya simbol yang digunakan adalah sebagai berikut:

 

 

1)     Sumber dan tujuan data.

Penggunaan simbol pada sumber dan tujuan data yang digunakan pada diagram arus data merupakan gambaran sebuah institusi perusahaan maupun orang personal yang menggunakan informasi dari sistem tersebut. Pada dasarnya, sumber dan tujuan tersebut disebut sebagai entitas, sumber dan tujuan data tersebut dinotasikan dengan kotak persegi empat.

 

2)     Arus data (data flow).

Pergerakan data menggambarkan aliran data melalui pemrosesan, file data dan entitas data. Pergerakan data melalui file data dan entitas data akan mengalir melalui tahaoan pemrosesan data sesuai dengan modul yang tersedia. Untuk menggambarkan aliran data tersebut, ditujukan dengan garis lurus atau melengkung dengan tanda panah.

 

              Diagram Arus Data Proses Penerimaan Dari Pelanggan

Pada gambar diatas menjelaskan penerimaan pembayaran dari konsumen dalam bentuk pembayaran uang dan pengiriman ke sistem piutang agar terjadi pembaharuan pencatatan saldo piutang, pembayaran dalam bentuk tunai dikirim ke bank perusahaan untuk dicatat sebagai setoran ke bank. Aliran lain adalah melalui sistem untuk mencatat perubahan saldo pituang pada sistem. Departemen kredit akan melakukan pembaharuan saldo piutang atas nama pelanggan yang telah mnenyerahkan sejunlah uang bedasarkan informasi piutang yang diterima dari sistem.

 

3)     Proses.

Kegiatan proses pada sistem adalah kegiatan mentransformasikan data keuangan yang diterima. Pada gambar diatas, sistem memproses penerimaan pembayaran dari pelanggan. Pada tahap ini, ada dua kejadian, yaitu proses penyetoran uang ke bank berbentuk slip cek, bukti setoran, dan data pengiriman uang ke sistem yang diolah dan diperbaharui pada buku piutang bedasarkan bukti setoran ke bank dan pada tahap ini, selanjutnya dokumen piutang akan dikirim ke departemen kredit untuk diarsipkan sesuai tanggal kejadian.

 

4)     Tempat Penyimpanan Data.

Pada sistem dikenal dengan data storage atau tempat penyimpanan data, tempat penyimpanan data ini berfungsi menyimpan data yang disipan bedasarkan sementara. Data yang disimpan harus diberi label yang jelas dan tempat penyimpanan data ini tidak bisa dilihat secara fisik, karena berbentuk perangkat lunak.

 

5)     Kamus data.

Kamus data (data dictionary) menggambarkan deskripsi semua elemen data, penyimpanan, dan arus data pada sebuah sistem. Adakalanya kamus data ini berbentuk sebuah salinan utama (master copy) dari kamus data untuk menunjukan konsistensi dan akurasi dalam pengembangan sistem informasi yang tersedia.

 

 

B.     Diagram Arus Data Ke Dalam Subsistem

Untuk memudahkan penafsiran diagram arus data, terutama pada gambaran yang lebih detil dan rinci, biasanya diagram arus data ini dipecah-pecah ke dalam subbagian yang lebih kecil, ini dilakukan untuk mengantisipasi jika gambar membutuhkan tingkat yang lebih rinci.

 

Untuk menjelasakan kepada pembaca, sistem diagram arus data diawali dengan menampilkan diagram konteks (context diagram) yang bertujuan menjelaskan gambaran ringkas tentang sistem tersebut. Diagram ini menjelaskan sistem pemroses data dan entitas eksternal yang menjelaskan arah dan tujuan sebuah proses sistem.

Diagram konteks pemrosesan penjualan

Gambar di atas menunjukan bahwa sistem pemrosesan penjualan dimulai dari penerimaan pesanan pelanggan, bagian kredit akan memverifikasi kelayakan pemberian kredit kepada pelanggan, departemen penjualan mengirim surat pengeluaran barang ke departemen gudang, departemen pengiriman menerima barang dan slip pengepakan dan dokumen pengiriman, sedangkan departemen pengendalian persediaan menerima dokumen pengeluaran barang dari departemen penjualan. Dalam sistem pesanan penjualan departemen penagihan berperan mendistribusikan ke berbagai departemen, diantaranya ke departemen piutang dagang dalam bentuk salinan buku besar dan departemen buku besar.

 

C.     Menggambar diagram arus data

Menggambar diagram arus data dapat dimulai denganmenggunakan empat simbol dasar bagan alir, simbol diagram arus data memiliki makna dan tujuan yang penting, yaitu sebagai proses penekanan terdapatnya analisis aliran data dan penekanan terhadap pendekatan logika dalam merancang sistem dari tampilan fisik.

 

Beberapa pedoman yang perlu diperhatikan dalam membuat diagram arus data adalah; perancang sistem memahami terlebih dahulu sistemnya sebelum membuat bagan alir, tentukan sub-sub yang akan menjadi entitas, awali dengan membuat diagram konteks, lakukan pengidentifikasian arus data, apa saja yang menjadi kelompok arus data, identifikasi kegiatan transformasinya, pelajari skeuruh dokumen atau tempat penyimpanan data dan pelajari sumber dan tujuan data, tandai setiap langkah proses kerja dan lengkapi dengan otasi yang jelas (terutama pada sub-sub bagian) guna memudahkan penelusuran kejadian.

 

 

2.      Bagan Alir (Flow Chartz)

Bagan alir (flow chart) merupakan kumpulan dari notasi diagram simbolik yang menunjukan aliran data dan urutan oeprasi dalam sistem. Bagan alir merupakan metode teknik analisisi yang dipergunakan untuk mendeskripsikan sejumlah aspek dari sistem informasi secara jelas, ringkas, dan logis. Sebuah bagan alir akan merepresentasikan grafikal pada suatu sistem yang menggambarkan terjadinya relasi disik antara entitas kincinya. Auditor, analis sistem, perancang sistem, dan pemogram, merupakan orang-orang yang paling mengenal notasi ini.

 

A.     Simbol bagan alir

Notasi yang digunakan untuk membuat bagan alir dapat dibagi menjadi kelompok berikut:

 

1)    Simbol masukan/keluaran merupakan media yang memberikan input untuk pemrosesan output dari suatu sistem.

 

2)    Simbol pemrosesan merupakan media yang dipergunakanuntuk memproses data atau menujukan kapan proses diloakukan secara manual.

 

3)    Simbol penyimpanan (storage symbols) media ini berfungsi sebagai tempat menyimpan data yang sementara waktu menunggu diproses oleh sistem.

 

4)    Simbol arus dan lain-lain menunjukan arus data dan barang mengalir, media ini menjelaskan awal atau akhir sebuah sistem, bagaimana membuat keputusan dan komentar yang dibutuhkan.

Penggunaan Simbol Untuk Diagram Alir

 

B.     Pembuatan bagan alir

Dalam pembuatan bagan alir digunakan simbol bagan alir, garis aliran, dan varian yang tepat. Penggunaan simbol pada bagan alir untuk kmewakili fungsi-fungsi informasi atau jenis lain dari sistem. Arah aliran dipresentasikan dengan garis yang ditarik di antara simbol. Arah normal dari aliran adalah dari kiri ke kanan dan dari atas ke bawah.

 

Jika garis aloiran terputus karena keterbatasan halaman, simbol penghubung harus digunakan untuk menunjukan keterputusan tersebut. Jika aliran dua arah, dapat ditunjukan dengan garis tunggal atau ganda, tetapi anak panah harus digunakan untuk menunjukan arah aliran normal dan arah sebaliknya. Pada gambar berikut menunjukan bentuk bagan alir tentang penyerahan/pelunasan dari pelanggan.

 

                       Bagan alir Tahapan Penyerahan dari Pelanggan

 

C.     Pengelompokan bagan alir

Bagan Alir dikelompokan menjadi tiga bagian, yaitu sebagai berikut:

 

1)     Bagan Alir Sistem,

yaitu bagan yang menunjukan gambaran diagram arus data melalui serangkaian operasional dalam sistem pemrosesan data otomatis. Bagan ini menjelaskan bagaimana data diambil dan ditempatkan dalam sistem, bagaimana proses lanjutan yang terjadi pada data, dan output sistem. Aliran pemrosesan digambarkan dengan simbol-simbol yang dihubungkan dengan garis alir. Simbol yang digunakan berupa garis lurus berbentuk tanda panah.

 

                                          Bagan Alir Sistem

 

1)     Bagan Alir Dokumen,

yaitu diagram yang menggambarkan arus dokumen melalui berbagai departemen dan fungsi dalam sebuah organisasi. Bagan alir dokumen, khususnya berguna untuk menanalisis kelengkapan prosedur pengendalian di dalam suatu sistem., seperti pemeriksaan internal danepmisahan fungsi. Bagan alir dokumen serupa dalam hal format daengan bagan alir analitis, tetapi lebih memuat sedikit rincian mengenal fungsi pemrosesan dari setiap entitas yang digambarkan dalam bagan. Simbol yang digunakan dalam bagan ini adalah simbol yang menjelaskan aliran dokumen.

 

                         Bagan Alir Dokumen

 

1)     Bagan Alir Program,

menunjukan proses penjelasan yang dibutuhkan oleh auditor untuk memperjelas proses yang dituangkan pada bagan alir sistem. Bagan alir dokumen merupakan bagan pelengkap dari bagan alir sistem, bagan ini mendukung dan mendeskripsikan logika yang dibuat pada bagan alir sistem

 

     Hubungan Antara Bagan Alir Program & Bagan Alir Sistem

 

A.     Langkah-langkah Bagan Alir

Langkah-langkah mempersiapkan bagan alir (flowchart) sebagai berikut.

1)     Perhatikan karakteristik setiap bagian dalam organisasi maupun pihak-pihak luar yang terkait

2)     Cantumkan nama tiap-tiap departemen pada kolom yang sudah disediakan

3)     Buatlah desain bagan alir secara vertikal dan horizontal, dengan memulai dari atas diteruskan ke arah bawah dan dari kiri kek kanan.

4)     Beri awalan dan akhiran yang jelas untuk bagan alir

5)     Gunakan software komputer untuk menggambar simbol-simbol yang digunakan serta lengkapi dengan nama yang jelas

6)     Gunakan tanda-tanda yang jelas, misalnya nomor file, garis lurus diakhiri dengan kepala panah, konektor untuk garis yang bersimpang.

 

Dr. Mardi, M.Si : Sistem Informasi Akuntansi, Ghalia Indonesiam 2011