SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL

 

SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL DALAM SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

 

I.          TUJUAN MEMPELAJARI SPI

SPI Meliputi struktur organisasi dan semua cara-cara serta alat yang dikordinasikan yg digunakan dalam perusahaan dengan tujuan utk menjaga keamanan aset milik perusahaan Memeriksa ketelitian & kebenaran data akuntansi, memajukan efisiensi dlm operasi, & membantu menjaga dipatuhinya kebjiaksanaan menajemen yg telah ditetapkn terlebih dahulu.

 

Mengapa SPI perlu ada dalam sebuah sistem terutama SIA? SPI merupakan salah satu komponen untuk membangun SIA, ada 6 komponen SIA dimana komponen terakhir adalah SPI. Oleh sebab itu ketika membangun sebuah SIA, pastikan didalamnya sudah menerapkan, mengujicoba, menggunakan tentang SPI. Tujuan dari SPI dalam sebuah sistem informasi akuntansi adalah

 

1.      Menjaga kekayaan organisasi/perusahaan (Aset, Aktiva & data organisasi/perusahaan, dll)

Kekayaan yg dimiliki organsiasi tentunya harus dijaga dengan baik, agar pada saat adanya pengelolaan sistem yang berhubungan dengan aset atau harta perusahaan/organisasi, ini dapat dilakukan dengan sebaik-baiknya dan sebijak-bijaknya, oleh karena itu SPI diterapkan di dalam  SIA salah satu tujuannya utamanya adalah untuk menjaga kekayaan organisasi/perusahaan.

 

2.      Mengontrol ketelitian dan kebenaran data akuntansi

Dalam melaksanakan SOP (standar operasional prosedur) yang telah menjadi kebijakan dari organisasi, itu perlu diawasi atau dilakukan kontrol, agar prosedur-prosedur yg sudah ditetapkan dipastikan dapat berjalan dengan baik. Contoh SIA persediaan, maka perlu adanya kontrol, pengecakan, atau kebenaran terhadap data-data yang dioproses melalui SIA persediaan tersebut dari mulai bagian gudang membuat permintaan barang, kemudian permintaan dari bagian gudang diteruskan ke bagian pembelian untuk dibelikan barang, dari bagian pembelian mengajukan ke bagian keuangan sesuai dengan nominal yang diajukan, setelah di setujui oleh bagian keuangan kemudian akan di ACC atau di validasi kembali oleh pimpinan atau manajer. Setelah itu bagian pembelian akan melakukan transaski pembelian baik secara tunai atau kredit kepada suplier atau pemasok yang sudah ditunjuk oleh organisasi/perusahaan.

 

                                        Prosedur Barang Masuk

Proses tersebut semua, harus dikontrol ketelitian dan kebenaran datanya, misalkan bagian gudang ketika membuat permintaan barang maka, pada saat proses pengecekan barang harus benar-benar susuai dengan kenyataan bahwa barang atau ketersediaan barang tersebut sudah menipis dan harus segera di isi kembali.

 

1.      Mendorong Efisiensi Dalam Oeprasi Organisasi

Kegiatan operasional dalam suatu organisas/perusahaan pastinya memiliki beberapa fungsi yang berarti dalam fungsi tersebut terdapat beberapa departemen atau bagian. Dalam penerapan SPI, maka akan selalu memastikan bahwa semua fungsi yang bergerak itu efisien, tidak lebih dan tidak kurang.

 

Jika dalam suatu fungsi ada beberapa bagian atau departemen yang tidak harus ada, atau hanya memberikan kontribusi sedikit atau tidak sama sekali terhadap tujuan utama organisasi/perusahaan maka bagian tersebut harus dihapuskan, tetapi juga jangan sampai bagian/departemen yang diperlukan atau bersifat vital dalam mendukung jalannya suatu operasional organisasi/perusahaan itu dikurangi atau dihapus.

 

2.      Menjaga Agar Tidak Terjadinya Penyimpangan Dari Kebijakan Manajemen yang Diterapkan.

Manajemen dalam suatu organisasi/perusahaan sudah membuat SOP (standar operasional prosedur) tentang sebuah sistem yang digunakan dalam organisasinya, apakah itu sistem secara keseluruhan ataupun bagian dari subsistem. Untuk membuatkan kebijakan-kebijakan tertentu atau alur-alur dari suatu proses sistem tersebut itu dikemas dalam bentuk SOP, tujuan dari SPI salah satunya adalah supaya tidak terjadi penyimpangan dari kebijakan yang telah ditetapkan dan dapat dilaksanakan dengan baik oleh fungsi-fungsi yang terlibat di dalam suatu SIA.

 

II.          ELEMEN-ELEMEN SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL

Elemen yang harus ada ketika suatu organisasi/perusahaan akan menerapkan pengendalian internal didalam SIA.

 

1.      Sturktur Organsiasi yang memisahkan tanggungjawab fungsional secara tepat.

Dalam menyusun struktur organisasi harus mempertimbangkan diantaranya yaitu:

a.     Organisasi haus fleksibel yaitu dapat menyesuaikan kondisi tanpa perubahan total

b.     Menunjukan garis wewenang dan tanggungjawab yang jelas agar tidak terjadi overlap fungsi setiap bagian. Disamping itu fungsi struktur organisasi dapat memisahkan fungsi operasional, penyimpanan dan pencatatan.

 

2.      Sistem Wewenang Dan Prosedur Pencatatan.

Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap aktiva, hutang, pendapatan, dan biaya lainnya. Dalam sistem wewenang akan membahas mengenai kewenangan dalam suatu fungsi dalam melakukan otoritas kemudian prosedur pencatatan yang berhubungan dengan akuntansi. Pencatatan yang berhubungan dengan akuntansi dapat dimulai dari pembentukan rekening atau akun-akun yang akan digunakan dalam proses sistem informasi akuntansi. Menurut American Institute of Certified Public Accountants (AICPA) menjelaskan bahwa susunan rekening yang baik harus memenuhi beberapa kriteria yaitu:

a.     Harus dapat membantu mempermudah penyusunan laporan-laporan keuangan dan laporan-laporan lainnya dengan ekonomis.

 

b.    Meliputi rekening-rekening yang diperlukan untuk menggambarkan dengan baik dan teliti kekayaan, utang, pendapatan, harga pokok dan biaya-biaya yang dirinci. Sehingga memuaskan dan berguna bagi manajemen dalam melakukan pengawasan kegiatan operasional perusahaan.

 

c.     Menguraikan dengan teliti dan singkat apa yang harus dimuat dalam setiap rekening.

 

d.  Memberikan batas sejelas-jelasnya antara pos-pos aktiva, modal, pendapatan-pendapatan dan biaya-biaya. Didalam struktur pembuatan account atau pembuatan rekening-rekening harus ada batasan-batasan yang jelas, yang mana saja yang akan masuk ke aktiva kemudian mana yang masuk ke dalam kewajiban dll.

 

e.     Membuat rekening-rekening kontrol apabila diperlukan

 

3.      Praktik Yang Sehat Dan Melaksanakan Tugas Dan Fungsi Setiap Unit Organisasi.

Praktik yang sehat dan melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi yaitu setiap pegawai dalam perusahaan melaksanakan tugasnya sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan. Didalam SIA perlu adanya pemisahan fungsi atau bagian-bagian. Pada setiap bagian tersebut saling berkaitan dan berhubungan, contoh SIA persediaan organisasi/perusahaan sudah menentukan ada beberapa bagian yang terlibat didalamnya dan bagaimana saling keterkaitan dan saling keterhubungan, tentunya dalam proses ini diharapkan kegiatan operasional yang dijalankan memiliki praktik yang sehat, tidak ada manipulasi data, tidak ada kecurangan dalam hal atau yang berhubungan dengan aset dan sebagainya.

 

4.      Karyawan Yang Berkompeten Sesuai Dengan Tanggungjawabnya.

Karyawan yang bekerja pada suatu divisi atau sebuah fungsi dapat bekerja sesuai dengan apa yang sudah diprosedurkan atau syarat-syarat yang diminta oleh perusahaan tersebut. Misalkan dibagian gudang, maka karyawan dibagian tersebut harus memiliki ketelitian dan keterampilan dalam hal mengecek inventory, memastikan bahwa persediaan tidak habis atau dapat mengambil keputusan barang mana yang harus disegerakan untuk dibeli.

 

 

III.         PEMBAGIAN SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL DALAM SIA

Ada tiga pembagian Sistem Pengendalian (SPI) dalam Sistem Informasi Akuntansi (SIA), yaitu:

 

1.      Pengendalian Akuntansi

Dalam, penegndalian akuntansi meliputi struktur organisasi dan semua metode dan prosedur yang berhubungan dengan pengamanan aktiva dan berhubungan langsung dengan realitas catatan akuntansi. Fokus dalam pengendalian akuntansi ini adalah untuk memeriksa seluruh aktivitas yang dicatat dalam kegiatan akuntansi yang terutama berhubungan dengan aktiva atau aset. Sehingga dapat dipastikan setiap prosedur pencatatan akuntansi dapat berjalan dengan baik, baik yang dikerjakan secara manual atau dengan komputerisasi dengan menggunakan aplikasi.

 

2.      Pengendalian Administrasi

Meliputi struktur organsisai atau orang-orang yang terlibat dalam organisasi dan semua metode dan prosedur yang berhubungan dengan efisiensi, dan kepatuhan pada kebijakan manajemen dan berhubungan tidak langsung dengan catatan finansial. Misalnya seperti:

a.     Analisis statistik

b.     Laporan pelaksanaan

c.     Program latihan karyawan

d.     Kontrol kualitas

Pengendalian administrasi biasanya dilakukan diluar dari kegiatan keuangan

 

3.      Pengendalian Tambahan

Seperti misalnya pembuatan laporan atau report, dari pengendalian akuntansi kemudian dilanjutkan dengan pengendalian administrasi dan selanjutnya adalah melaporkan seluruh kegiatan seperti kegiatan penjualan, penggajian, utang, piutang, dll. Disarankan bahwa di dalam SIA baik yang dikerjakan secara manual atau komputerisasi, pastikan laporan sebelum di berikan kepada pihak manajemen, laporan itu sudah tervalidasi oleh bagian-bagian khusus untuk mengecek kualitas informasi atau laporan tersebut.

 

 

IV.       ELEKTRONIK DATA PROCESSING (EDP)

Di dalam SPI terdapat EDP yaitu pengeolahan data secara elektronik, dimana dalam EDP memungkinkan pengolahan data yang jumlahnya banyak dengan menggunakan komputer. Di dalam EDP juga dipelukan proses kontrol atau peroses pengendalian, sehingga data yang masuk ke dalam database atau ke dalam aplikasi merupakan data yang rill atau data yang sebenarnya bukan data manipulasi. Ada dua hal SPI dalam EDP yaitu:

 

1.      General Controls (pengendalian umum)

Didalam pengendalian umum ini meliputi:

a.     Struktur organisasi dan operasi kegiatan EDP

b.     Prosedur untuk membeuat dokumentasi, review, test, dan persetujuan atas sistem atau program dan perubahan-perubahannya.

c.     Pengawasan yang dibuat oleh pabrik dalam mesin

d.     Pengawasan dalam penggunaan mesin dan data file

e.     Prosedur dan data pengawasan lainnya yang mempengaruhi kegiatan EDP

 

2.      Aplication Controls (pengendalian aplikasi)

Kegiatan ini berkaitan dengan tugas-tugas khusus yang dilakukan oleh EDP. Fungsi dari pengendalian aplikasi sama dengan memberikan jaminan yang cukup bahwa pencatatan, pemrosesan, dan pelaporan data sudah dilaksanakan dengan benar. Salah satu contoh implementasi pengendalian aplikasi adalah di swalayan ketika ada pencatatan penjualan yang prosesnya salah, maka kasir tidak bisa langsung memperbaiki transaksi tersebut, apalagi jika pembayaran sudah diterima. Maka kasir harus membuat berita acara untuk melakukan perbaikan. Yang dapat merubah adalah manajer atau bagian yang berwenang.

 

 

 

 

Dedi Darwis, M.Kom

University Teknokrat Indonesia