ANGGARAN BIAYA OPERASIONAL

ANGGARAN BIAYA OPERASIONAL

Pada hampir setiap organisasi bisnis, terdapat  sejumlah aktivitas berbeda yang berjalan serempak, seperti penjualan, produksi, pembelian, distribusi, dan pemasaran.

Semua aktivitas itu salling berkalitan dengan cara yang sedemikian rupa sehingga aktivitas tersebut mempengaruhi pencapaian tujuan organisasi. Dengan demikian, perencanaan bagi seluruh organisasi berarti perencanaan bagi setiap aktivitas di dalamnya.

Di dalam pengelolaan, baik perusahaan besar maupun kecil, perusahaan swasta maupun pemerintah, yang mengejar laba atau tidak setiap harinya selalu berhadapan dengan biaya operasional yang di keluarkan. Masalah biaya operasional pada suatu perusahaan hanya dapat di pecahkan secara memuaskan bila perusahaan tersebut mempunyai pengetahuan tentang biaya yang berkaitan dengannya. Oleh karena itu penyediaan data – data sangat penting sebagai alat informasi dalam pengambilan kebijakan dan keputusan oleh manajer perusahaan.

Penggolongan biaya operasional merupakan proses pengelompokan secara sistematis atas keseluruhan elemen yang  ada di dalam yang lebih ringkas untuk dapat memberikan informasi. Penggolongan biaya operasional tergantung untuk apa biaya tersebut digolongkan dan untuk  apa di perlukan. Tidak ada konsepsi biaya yang dapat memenuhi berbagai macam tujuan, oleh karena itu terdapat bermacam – macam penggolongan biaya operasional

Setelah keseluruhan proses yang berkaitan dengan upaya menghasilkan produk untuk perusahaan selesai maka produk tersebut harus disimpan, dijual, dan didistribusikan kepada para pelanggan perusahaan. Tanpa aktivitas penyimpanan yang baik, penjualan kepada konsumen dan pendistribusian yang tepat waktu dan efisien maka semua aktivitas produksi tidak akan ada manfaatnya. Untuk menyimpan, menjual dan mendistribusikan produk perusahaan tersebut diperlukan sejumlah pengeluaran yang berkaitan dengan aktivitas tersebut. Pada bagian lain, sejak proses produksi dimulai hingga selesai dan sejak proses penyimpanan produk hingga pendistribusian produk perusahaan ketangan konsumen, ada bagian tertentu didalam perusahaan yang tidak terkait secara langsung dengan aktivitas produksi dan pemasaran tersebut. Semua aktivitas administrasi kantor, seperti urusan hukum, urusan korespondensi, urusan pajak, telepon, listrik, alat tulis menulis dan sebagainya. Tanpa semua aktivitas tersebut maka organisasi tidak dapat dijalankan. Semua kegiatan tersebut memerlukan biaya yang disesuaikan dengan besarnya organisasi. Anggaran biaya komersial atau biaya operasional adalah semua rencana pengeluaran yang berkaitan dengan distribusi dan penjualan produk perusahaan serta pengeluaran untuk menjalankan roda organisasi.

            Biaya komersial atau biaya opreasional merupakan biaya yang memiliki peran besar di dalam mempengaruhi keberhasilan perusahaan mencapai tujuannya, yaitu memperoleh laba usaha. Karena, produk yang telah dihasilkan perusahaan melalui proses produksi yang panjang harus disampaikan kepada konsumen melalui serangkaian kegiatan yang saling menunjang. Tanpa aktivitas komersial yang terarah maka seluruh produk yang dihasilkan tidak akan memiliki manfaat apapun bagi perusahaan.,Secara umum, biaya komrsial dibagi ke dalam 2 kelompok besar, yaitu sebagai berikut:

I. BIAYA PEMASARAN

Biaya pemsaran dimulai pada saat biaya produksi selesai, yaitu pada saat proses produksi selesai dan barang-barang sudah siap untuk dijual. Sedangkan anggaran biaya pemasaran adalah semua rencana pengeluaran yang berkaitan dengan seluruh aktivitas penjualan dan pendistribusian produk perusahaan. Biaya ini mencakup;

A. Biaya penjualan

adalah keseluruhan aktivtas yang berkaitan dengan upaya untuk mencari dan memperoleh penjualan produk perusahaan. Biaya ini mencakup biaya iklan, pemberian contoh produk, komisi wiraniaga, biaya demo dan sebagainya

B. Biaya Pemenuhan Pesanan     

Biaya pemenuhan pesanan adalah keseluruhan biaya yang dikeluarkan berkaitan dengan upaya untuk memenuhi seluruh produk sesuai keinginan konsumen. Karena itu, mencakup biaya pergudangan, pengepakan, pengiriman, pemberian kredit, dan penagihan, serta administrasi pemasaran.

Aktivitas perusahaan adalah aktivitas yang sangat vital bagi perusahaan. Tanpa aktivitas pemasaran maka tidak akan ada pendapatan bagi perusahaan. Tanpa perusahaan maka tidak ada laba yang diperoleh perusahaan. Tanpa memperoleh laba usaha maka tujuan perusahaan tidak dapat tercapai. Karena itu, aktivitas pemasaran perlu direncanakan sebaik-baiknya untuk menjamin bahwa produk perusahaan akan dibeli oleh konsumen. Itu berarti, mencakup seluruh aktivitas promosi, pemberian contoh barang, pelatihan untuk tenaga wiraniaga, aktivitas menelepon, dan korespondensi pemasaran hingga pengiriman barang kepada konsumen. Pada dasarnya, biaya pemasaran adalah seluruh biaya yang harus dikeluarkan untuk memindahkan produk perusahaan sejak dari gudang perusahaan hingga ketangan konsumen.

Anggaran biaya pemasaran mencakup sebagai berikut:

1.    gaji staf administrasi penjualan,          9.    biaya depresiasi kendaraan pemasaran,

2.    gaji dan komisi wiraniaga,                  10.   biaya alat dan cetak kantor pemasaran,

3.    gaji manajer pemasaran,                    11.   biaya korespondensi,

4.    biaya iklan,                                          12.  biaya angkut,

5.    biaya pelatihan wiraniaga,                  13.  contoh barang gratis,

6.    biaya telepon kantor pemasaran,       14.  biaya gudang,

7.    biaya listrik kantor pemasaran,           15.  biaya pengepakan dan pengiriman, dan

8.    biaya depresiasi kantor pemasaran,   16.  biaya penagihan

Sebagian biaya pemasaran bersifat tetap jumlahnya pada setiap periode waktu. Sebagian lagi bersifat fluktuatif sesuai dengan volume aktivitas. Karena itu, didalam proses penyusunan anggaran biaya pemasaran perlu mempertimbangkan factor-faktor yang berpengaruh terhadap biaya-biaya tersebut. Kelompok biaya pemasaran yang merupakan biaya yang bersifat tetap jumlahnya adalah biaya-biaya yang tidak dipengaruhi oleh volume aktivitas, seperti berikut:

1.    gaji staf administrasi pemasaran,      4.    biaya depresiasi kantor pemasaran,

2.    gaji wiraniaga,                                   5.    biaya depresiasi gudang, dan

3.    gaji penyelia wiraniaga,                     6.    biaya depresiasi kendaraan pemasaran.

Karena itu, biaya pemasaran yang bersifat tetap ini dari satu periode ke periode relative tidak berubah, kecuali terjadi kenaikan biaya yang di sengaja. Kenaikan biaya tetap pemasaran yang disengaja dan direncanakan, seperti kenaikan gaji staf pemasaran, kenaikan gaji wiraniaga, penambahan jumlah wiraniaga, penambahan jumlah kendaraan pemasaran, perluasan gudang dan sebagainya.

Biaya pemassaran variable adalah biaya pemasaran yang jumlah biayanya yang akan dikeluarkan akan dipengaruhi berbagai tingkat aktivitas yang menjadi dasar alokasi biaya tersebut. Biaya pemasaran variable jumlahnya akan dipengaruhi oleh fluktuasi tingkat aktivitas atau hal-hal yang menjadi pemicu  biaya tersebut. Biaya pemasaran yang bersifat variable dan jumlahnya dipengaruhi oleh berbagai jenis aktivitas adalah sebagai berikut.

JENIS BIAYA	DASAR ALOKASI
Komisi penjualan Biaya iklan Biaya pergudangan Biaya pengepakan Biaya pengiriman Pemberian kredit dan penagihan Administrasi pemasaran	Jumlah volume penjualan Ruang iklan yang digunakan atau jumlah penayangan Ukuran volume, bobot ataiu jumlah produk Ukuran volume, bobot ataiu jumlah produk Ukuran volume, bobot ataiu jumlah produk Jumlah pesanan pelanggan, transaksi atau jumlah faktur Jumlah pesanan pelanggan, transaksi atau jumlah faktur

Karena, jumlah biaya jenis ini dipengaruhi secara langsung oleh tingkat aktivitas tertentu, berarti jenis biaya ini adalah biaya yang dapat dikendalikan secara langsung jumlahnya. Jika perusahaan tersebut ingin menurunkan jumlah anggaran biaya  pemasaran variable maka volume aktivitas yang menjadi pemicu biaya tersebut harus dikurangi sesuai dengan jumlah yang dinginkan. Jika perusahaan ingin menambah biaya pemasaran variable maka volume aktivitas biaya tersebut dapat dinaikan sesuai jumlah yang diinginkan.

Ilustrasi 1 :

PT.Tintamas, sebuah perusahaan produsen pulpen yang berlokasi di jakarta. Pada bulan November 2003, kantor pemasaran perusahaan ini membuat anggaran berkaitan dengan rencana kerja tahun 2004 untuk mendukung seluruh aktivitas perusahaan dalam mencapai tujuannya. Bagian pemasaran perusahaan ini dikepalai oleh seorang manajer pemasaran, dibantu oleh 4 orang staf pemasaran, 2 orang penyelia wiraniaga, 12 orang wiraniaga, 2 orang karyawan serbas-serbi. Rencana kerja kantor pemasaran PT.Tirtamas adalah sebagai berikut.

1.      Volume penjualan 1.500.000 unit (setiap 10 unit pulpen dikemas dalam 1 kotak).

2.    Komisi penjualan Rp.1.000 per kotak untuk wiraniaga dan sebesar Rp.300 per kotak penyelia wiraniaga, sedangkan komisi yang akan diterima oleh manajer pemasaran adalah sebesar Rp.200 per kotak.

3.      Biaya iklan Koran Rp.2.000.000 per penayangan.

4.      Biaya iklan dimajalah Rp.3.000.000 per penayangan

5.  Jumlah penayangan iklan dikoran dan dimajalah masing-masing sebanyak 48 kali setahun.

6.      Biaya pengepakan sebesar Rp.8000 per b10 kotak.

7.      Gaji per bulan 4 orang staf pemasaran sebesar Rp.1.500.000 perc orang

8.      Gaji per bulan manajer pemasaran sebesar Rp.3.000.000

9.      Gaji perbulan 12 orang wiraniaga sebesar Rp.400.000 per orang

10.    Gaji per bulan 2 orang penyelia wiraniaga sebesar Rp.800.000 per orang

11.    Gaji per bulan 2 orang karyawan serba-serbi sebesar Rp.600.000 per orang

12.    Biaya transportasi diberikan kepada wiraniaga sebesar Rp.200.000 per orang per bulan

13.    Biaya depresiasi gudung kantor pemasaran sebesar Rp.15.000.000 per tahun

14.    Biaya depresiasi kendaraan pemasaran sebesar Rp.20.000.000 per tahun

15.    Biaya depresiasi peralatan kantor sebesar Rp.10.000.000

16.    Biaya listrik, air dan telepon sebesar Rp.4.000.000 per bulan

Jawab;

Berdasarkan data diatas dan keterangan diatas maka anggaran pemasaran PT.Tintamas untuk tahun 2004 adalah sebagai berikut:

1.   Gaji yang diperoleh manajer pemasaran adalah sebesar Rp.3.000.000 per bulan atau sebesar Rp.36.000.000 per tahun, sedangkan komisi yang diperoleh manajer pemasaran sebesar Rp.200 x 150.000 kotak = Rp.30.000.000. karena, setiap 10 unit pulpen dikemas di dalam 1 kotak maka total penjualan yang direncanakan adalah sebesar 1.500.000 unit : 10 unit = 150.000 kotak.

2.    Staf pemasaran digaji sebesar Rp.1.500.000 per orang per bulan. Berarti, jumlah gaji yang akan dibayarkan untuk 4 staf pemasaran adalah sebesar (Rp.1.500.000 x 4 x 12 bulan) = Rp.72.000.000 per tahun.

3.  Sementara itu, gaji yang dibayarkan kepada penyelia wiraniaga adalah sebesar Rp.800.000 per bulan per orang. Maka total gaji 2 orang wiraniaga didalam 1 tahun adalah sebesar (2 x Rp.800.000,00 x 12 bulan) = Rp.19.200.000. karena setiap penjualan 1 kotak pulpen, penyelia memperoleh  komisi sebesar Rp.300 maka komisi yang diterima oleh 2 orang penyelia wiraniaga adalah sebesar = (Rp.300 x 150.000) = Rp.45.000.000 dalam setahun anggaran.

4.    Setiap wiraniaga memperoleh gaji sebesar Rp.400.000,00 per bulan maka gaji yang dianggarkan untuk 12 orang wiraniaga adalah sebesar = (Rp.400.000 x 12 orang x 12 bulan) = Rp.57.600.000. setiap wiraniaga memperoleh komisi penjualan Rp.1.000 per kotak pulpen maka jumlah komisi penjualan yang dianggarkan untuk seluruh wiraniaga didalam 1 tahun adalah sebesar = (150.000 kotak x Rp.1.000) = Rp.150.000.000.

5.    Untuk beriklan di Koran dan majalah masing-masing direncanakan sebanyak 48 kali sepanjang tahun 2004 maka anggaran biaya iklan di koran dan di majalah adalah sebesar = 48 x (Rp.2.000.000 + Rp.3.000.000) = Rp.240.000.000.

6.    Biaya pengepakan adalah sebesar Rp.8.000.000 per kotak, atau sebesar Rp.800 per kotak, sedangkan jumlah pulpen yang direncanakan dijual adalah sebesar 150.000 kotak maka biaya pengepakan total yang dianggarkan adalah sebesar = 150.000 x Rp.800 = Rp.120.000.000.

7.   Biaya depresiasi gedung, kendaraan, dan peralatan kantor adalah biaya yang relative tidak berubah walaupun terjadi gejolak fluktuasi aktivitas bagian pemasaran. Biaya jenis ini tidak akan berubah dari tahun ke tahun, kecuali terjadi perubahan jumlah atau nilai dari aktiva tetap yang di depresiasikan.

8.     Dengan demikian, anggaran biaya pemasaran total PT.Tintamas di dalam tahun 2004 adalah sebesar Rp.906.000.000 yang terdiri dari biaya tetap sebesar Rp.292.200.000 dan Rp.613.800.000 biaya variable.

                                              Anggaran Biaya Pemasaran

Jenis biaya	Biaya tetap	Biaya variable	Total
Gaji & komisi manajer pemasaran	36.000.000	30.000.000	66.000.000
Gaji staf pemasaran	72.000.000		72.000.000
Gaji & komisi penyelia wiraniaga	19.200.000	45.000.000	64.200.000
Gaji & komisi wiraniaga	57.600.000	150.000.000	207.600.000
Gaji karyawan serba-serbi	14.400.000		14.400.000
Biaya iklan di majalah		240.000.000	240.000.000
Biaya pengepakan		120.000.000	120.000.000
Biaya transportasi		28.800.000	28.800.000
Biaya depresiasi kendaraan	20.000.000		20.000.000
Biaya depresiasi gedung	15.000.000		15.000.000
Biaya depresiasi peralatan kantor	10.000.000		10.000.000
Biaya listrik, air dan telepon	48.000.000		48.000.000
Jumlah	292.200.000	613.800.000	906.000.000

Untuk menyusun anggaran pemasaran bulanan, perusahaan hanya perlu melihat alokasi biaya tetap dan anggaran pemasaran variabel. Karena biaya pemasaran tetap tidak dipengaruhi oleh tingkat aktivitas penjualan, maka anggaran biaya pemasaran tetap tahunan langsung dibagi dengan 12 bulan. Sedangkan anggaran biaya pemasaran variabel dipengaruhi langsung oleh volume penjualan produk atau aktivitas lainnya pada bulan tertentu, maka alokasinya didasarkan pada volume penjualan aktivitas pada bulan tersebut.

Dalam ilustrasi 1 ini alokasi penjualan produk dilakukan secara merata sepanjang tahun, maka anggaran biaya pemasaran perusahaan dibagi secara merata pada setiap bulan yang ada.

Gaji & komisi manajer Pemasaran dianggarakan Rp. 66.000.000 yg terdiri dari:

Biaya tetap = Rp. 36.000.000 & biaya variabel = Rp. 30.000.000

Rp. 36.000.000 / 12 bln = Rp 3.000.000

Rp. 30.000.000 / 12 bln = Rp. 2.500.000

Rp. 3.000.000 + Rp. 2.500.000 = Rp. 5.500.000 per bulan

Semua jenis biaya pemasaran lainnya dihitung dengan cara yg sama

                                 Anggaran Biaya Pemasaran Bulanan (dalam ribuan)

Jenis Biaya	Bulan			Triwulan			Total
	Jan	Feb	mar	2	3	4
Gaji dan komisi Manajer pemasaran	5.500	5.500	5.500	16.500	16.500	16.500	66.000
Gaji staf pemasaran	6.000	6.000	6.000	18.000	18.000	18.000	72.000
Gaji & komisi penyelia wiraniaga	5.350	5.350	5.350	16.050	16.050	16.050	64.200
Gaji & komisi wiraniaga	17.300	17.300	17.300	51.900	51.900	51.900	207.600
Gaji karyawan serba serbi	1.200	1.200	1.200	3.600	3.600	3.600	14.400
Biaya iklan majalah & tv	20.000	20.000	20.000	60.000	60.000	60.000	240.000
Biaya pengepakan	10.000	10.000	10.000	30.000	30.000	30.000	120.000
Biaya transportasi	2.400	2.400	2.400	7.200	7.200	7.200	28.800
Biaya penyusutan kendaraan	1.500	1.500	1.500	4.500	4.500	4.500	18.000
Biaya penyusutan gedung	1.250	1.250	1.250	3.750	3.750	3.750	15.000
Biaya penyusutan peralatan kantor	1.000	1.000	1.000	3.000	3.000	3.000	12.000
Biaya daya dan jasa	4.000	4.000	4.000	12.000	12.000	12.000	48.000
Jumlah	75.500	75.500	75.500	226.500	226.500	226.500	226.500

II. BIAYA ADMINISTRASI DAN UMUM

Selain aktivitas pemasaran, perusahaan memerlukan aktivitas keorganisasian. Aktivitas keorganisasian merupakan kegiatan administrative dan manajerial yang mengarahkan dan mendukung aktivitas lain didalam perusahaan. Anggaran biaya administrasi dan umum adalah semua rencana biaya yang berkaitan dengan aktivitas untuk mengatur dan mengendalikan organisasi.

Aktivitas administrasi dan umum mencakup keseluruhan aktivitas umum perusahaan diluar aktivitas produksi dan pemasaran. Karena itu, lingkup kegiatan administrasi dan umum sangat luas, mencakup sebagai berikut:

1. Gaji staf administrasi,                                    5. Biaya korespondensi,

2. Gaji manajer dan direktur,                             6. Biaya telepon kantor administrasi,

3. Biaya sewa (kantor, kendaraan, dsb),           7. Biaya listrik kantor administrasi,

4. Biaya urusan hukum,                                     8. Biaya bunga kredit, dll

Biaya administrasi dan umum adalah biaya yang jumlahnya relative tidak dipengaruhi oleh tingkat aktivitas perusahaan. Biaya ini juga tergolong biaya yang tidak berubah dari waktu ke waktu, kecuali memang direncanakan untuk berubah. Perubahan besarnya biaya administrasi dan umum, khususnya perubahan yang berupa penambahan biaya, dapat disebabkan oleh berbagai hal, baik yang direncanakan secara internal maupun factor eksternal yang tidak terhindarkan, seperti kenaikan gaji direksi, kenaikan gaji pegawai, kenaikan tarif listrik, air, dan telepon.

Ilustrasi 2:

Sebuah perusahaan balpoint. Pada bulan Nov 2016 , kantor pemasaran perusahaan ini membuat anggaran berkaitan dengan rencana kerja tahun 2017. Pada tahun 2016 merancang anggaran untuk administrasi & umm adalah sebagai berikut:

Gaji 4 staf sebesar Rp. 96.000.000,                          Biaya listrik Rp. 18.000.000

Gaji manajer Rp. 72.000.000,                                    Biaya ATK Rp. 12.000.000

Gaji direktur Rp. 84.000.000,                                     Biaya peny gedung Rp. 15.000.000

Biaya sewa kendaraan Rp. 36.000.000,                    Biaya peny.kend Rp. 24.000.000

Biaya korespondensi Rp. 6.000.000,                         Admn lainnya Rp. 9.000.000

Biaya telepon Rp. 12.000.000

Untuk tahun 2017 perusahaan menganggarkan kenaikan biaya administrasi & umum, perubahan tersebut mencakup:

-          Kenaikan gaji staf administrasi sebesar 20%

-          Kenaikan gaji manajer & direktur masing2 20% & 15%

-          Merekrut 2 orang staf admin baru dgn gaji per bulan Rp. 1.500.000 per orang

-          Tarif listrik naik 20%

Jawab;

1.    Gaji 4 org staf admin naik 20%

Rp. 96.000.000 x 20% = Rp. 115.200.000

ditambah rencana penambahan 2 org staf dgn gaji Rp. 1.500.000

Rp. 1.500.000 x 12 bln x 2org = Rp. 36.000.000

Rp. 36.000.000 + Rp. 115.200.000 = Rp. 151.200.000

2.    Gaji manajer naik 20% → Rp. 72.000.000 x 20% = Rp. 86.400.000

Gaji direktur naik 15% → Rp. 84.000.000 x 15% = Rp. 96.600.000

3.    Listrik naik 20% → Rp. 18.000.000 x 20% = Rp. 21.600.000

4.    Karena biaya2 lain tidak berubah maka biaya administrasi & umum untuk tahun 2017 sbb

                 Anggaran Biaya Adminisrasi & Umum

Jenis Biaya	Jumlah
Gaji staf admin	151.200.000
Gaji manajer	86.400.000
Gaji direktur	96.600.000
Biaya sewa kendaraan	36.000.000
Biaya korespondensi	6.000.000
Biaya telepon	12.000.000
Biaya listrik	21.600.000
Biaya ATK	12.000.000
Biaya peny. Gedung	15.000.000
Biaya Peny. Kend	24.000.000
Biaya admn lainnya	9.000.000
Jumlah	469.800.000

Biaya Administrasi dan umum cenderung memiliki sifat tetap, sehingga tidak dipengaruhi secara langsung oleh aktivitas tertentu, karena itu biaya administrasi dan umum cenderung dialokasikan dalam jumlah yang sama dari bulan ke bulan, kecuali terdapat rencana kerja yang khusus pada bulan tertentu. Dalam kasus ini maka anggaran biaya administrasi dan umum dibagi secara merata pada setiap bulannya

                  Anggaran Biaya Adminisrasi & Umum Bulanan (dalam ribuan)

Jenis Biaya	Bulan			Triwulan			Total
	Jan	Feb	mar	2	3	4
Gaji staf admin	12.600	12.600	12.600	37.800	37.800	37.800	151.200
Gaji manajer	7.200	7.200	7.200	21.600	21.600	21.600	86.400
Gaji direktur	8.050	8.050	8.050	24.150	24.150	24.150	96.600
Biaya sewa kendaraan	3.000	3.000	3.000	9.000	9.000	9.000	36.000
Biaya korespondensi	500	500	500	1.500	1.500	1.500	6.000
Biaya telepon	1.000	1.000	1.000	3.000	3.000	3.000	12.000
Biaya listrik	1.800	1.800	1.800	5.400	5.400	5.400	21.600
Biaya ATK	1.000	1.000	1.000	3.000	3.000	3.000	12.000
Biaya peny. Gedung	1.250	1.250	1.250	3.750	3.750	3.750	15.000
Biaya Peny. Kend	2.000	2.000	2.000	6.000	6.000	6.000	24.000
Biaya admn lainnya	750	750	750	2.250	2.250	2.250	9.000
Jumlah	39.150	39.150	39.150	117.450	117.450	117.450

Sumber:

Dr. Darsono & Ari P; 2010

Rudianto; 2009

Navarin; 2007